Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пример чек листа для внутреннего аудита». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документ утверждается руководителем предприятия, подразделения которого подвергаются проверке. В ходе аудита план может быть скорректирован руководителем аудиторской группы.
Внутренний аудит проводится в соответствии с планом, который ежегодно разрабатывает менеджер по качеству. План предусматривает детальную проверку деятельности Отдела в области аккредитации. Все виды деятельности Отдела проверяются не реже одного раза в год.
Инструменты внутреннего аудита
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита.
Для подготовки аудита следует заполнить контрольный лист. Существует много разных вариантов контрольного листа. Мы приводим образец этой формы.
В данной же статье речь пойдет о внутреннем аудите, который проводится для анализа руководством своей собственной системы на основании собранной информации, ее результативности и эффективности, степени действительного выполнения политики в области качества.
Также имеются развитые механизмы создания, планирования и распределения проверок по проверяющим (аудиторам, инспекторам).
Внутренний аудит на предприятии: цель, задачи, функции, стандарты
В нашем Отделе внутренний аудит проводится, как правило, менеджером по качеству. Он может поручить проведение части работ специально обученному сотруднику, знакомому с системой качества Отдела и с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000.
Блог компании / Эффективный чек-лист проверок, инспекций и аудитов в торговле. Использование электронных чек-листов на примере сервиса РИТЕЙЛИКА.
Аудит (проверка) — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев (ИСО 9000:2005).
Приложение А (справочное). Пример заполнения чек-листа оценки СМБП
Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.
Чек-лист — базовый фундамент и руководство к действию, на котором основывается выполнение всех мероприятий в рамках проведения торговых аудитов, инспекций и внутренних проверок. Различают бумажный (на бумажных носителях) и электронный чек-лист (на мобильных устройствах и ПК).
Цель использования данного документа — напоминание аудитору об информации, которую он должен получить, и фактах, которые должны быть исследованы в ходе проведения проверки. Кроме того, применение такого листа позволит аудитору оценить объем предстоящих работ, правильно распределить их во времени и закончить проверку в соответствии с заданными сроками.
В этом случае, по чек-листу оценивается работа сотрудника, его внешний вид, знание корпоративных стандартов, умение играть «в ролевую игру» с потенциальными покупателями, выводя их на совершение покупки и допродажу.
Сервис позволяет не только осуществлять внутренние, перекрестные и внеплановые проверки силами собственного отдела контроля качества, но и привлекать к этому сторонние агентства и тайных покупателей (mystery shopping), организуя их совместную работу в едином информационном пространстве вместе с остальными подразделениями и службами компании.
Часто эти этапы называются так: подготовительный, рабочий и завершающий. Упразднение или пренебрежительное отношение к любому из этапов лишает внутреннее аудирование какого-либо смысла.
Критерии аудита (обозначение документов или их разделов): п. 7.1.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.
Часто эти этапы называются так: подготовительный, рабочий и завершающий. Упразднение или пренебрежительное отношение к любому из этапов лишает внутреннее аудирование какого-либо смысла.
Основным рабочим документом аудитора является контрольный лист. Он представляет собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят проверяющему получить полную и актуальную информацию о функционировании СМК в подразделениях.
Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия).
Чек-лист из 146 пунктов по техническому аудиту и SEO оптимизации сайта
Под контрольным листом будем понимать инструмент (своеобразную памятку), позволяющий аудитору помнить об информации, которую он должен получить, и о том, что фактически должно быть проверено в ходе аудита.
На производственном предприятии «Молоток», имеющем систему менеджмента качества, соответствующую международному стандарту ISO 9001:2000, необходимо проверить процесс закупок. Данный процесс описывается одной процедурой ПР.М.07/03 (см. CD-приложение).
Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании.
Каждый из видов внутреннего аудита (плановый и внеплановый) в компании «KPMS» должен проводиться по следующей схеме.
При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.
Информация о владельце портала
По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.
Ниже описаны процедуры планирования, проведения и документирования внутреннего аудита, которые разработаны и используются в Отделе в течение 3-х последних лет и показали эффективность при небольшой трудоемкости. Следует отметить, что при организации внутреннего аудита мы пользовались рекомендациями органа по аккредитации DACH GmbH.
Например, при проверках соблюдения стандартов мерчендайзинга, в чек-листе как правило прописывается проведение следующих мероприятий:
- Мониторинг текущего наличия товаров (фейсинг и sku)
- Общая оценка качества работ и соблюдения стандартов
- Наличие POS материалов
- Проверка соответствия ценников, срока годности товаров
- Проверка промо и маркетинговых акций
- Контроль цен, дистрибуции, уровень доступности рекламных материалов
- Оценка работы торговых представителей и промоутеров
Планирование проверки — это один из очень важных этапов подготовки. В это время необходимо оценить общий объем работ, определиться с графиком и сроками проведения аудита, составить программу контроля, выбрать подходящую методику и предварительно выявить наиболее неблагополучные подразделения. Также на этапе планирования желательно постараться учесть потенциальные внешние факторы воздействия.
Как стать специалистом в области внутреннего аудита
В то же время внутренние стандарты аудита, создаваемые конкретной компанией, не могут противоречить федеральным и международным правилам. Вне зависимости от уровня правил они все делятся несколько блоков. Из них 3 являются обязательными:
- Блок №1 отражает нюансы организационно-экономической деятельности аудиторов.
- Блок №2 указывает ответственность аудиторов, способы получения контрольных доказательств и порядок формирования выводов.
- Блок №3 содержит правила по выбору методик, оформлению документации, рабочие инструкции.
Чек-лист – это не только вопросы. В нем аудитор может записать выдержки из положений процедур, которые он наметил проверить. Помните, что чек-лист – инструмент аудитора. Его нельзя дать владельцам процессов, являющихся объектом аудита, чтобы они сами заполнили его. Это абсурд.
Однако данный вариант использования чек-листов морально устарел, и с развитием современных мобильных технологий уходит в прошлое.
Источниками информации в ходе такой проверки могут быть:
- личные беседы с работниками аудируемых подразделений предприятия;
- результаты самостоятельного наблюдения аудиторов за деятельностью работников, состоянием их рабочих мест, условиями труда и пр.;
- информация, полученная от потребителей по обратной связи;
- внутренние документы подразделения (отчеты, контракты, инструкции, калькуляции, конструкторская и технологическая документация и пр.);
- отчеты о проведенных аудитах и выполненных по их итогам корректировках, составленные ранее.
Часто такими критериями служат соблюдения заявленных рамок сроков проверки, наличие полных и внятных замечаний по всем изученным пунктам, указание потенциальных проблем в будущем. Также необходимо анализировать деятельность аудиторов на соответствие регламенту проверок и правильном использовании разнообразных методов контроля.
Задача с чек-листами, таким образом, сводится к тому, что нужно опираться при их подготовке на всю необходимую информацию, чтобы можно было гарантированно получить два только что упомянутых выхода из бизнес-процесса внутреннего аудита.
Годовой план внутренних аудитов разрабатывается и утверждается не позднее 20 декабря. Годовой план внутренних аудитов разрабатывает уполномоченный по качеству. При планировании внутренних аудитов СМК предусматривается обязательная проверка каждого из подразделений, каждого из процессов и каждого из требований ИСО 9001:2008.
А коль уж вы заинтересованы в понимании того, как функционируют ваши процессы – еще и главное средство сбора информации. Однако о чек-листах в ISO 9001:2015 ничего не сказано. С другой стороны, их широко и давно используют, чтобы убедиться, что никакая фаза или составляющая процесса внутреннего аудита не упущена вами.
Чек лист для внутреннего аудита
Для предотвращения путаницы в данных, рекомендуется делить проверку на части, используя для каждой области деятельности свой чек-лист.
Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.
Технические специалисты назначаются (при необходимости) на каждый аудит по представлению ведущего аудитора. Назначение технических специалистов осуществляется в приказе по организации о проведении внутреннего аудита.
Максимально возможное количество баллов рассчитывается исходя из применимых для организации требований.
Результаты инспекционного контроля, проведенного Немецким органом по аккредитации в области химии (Deutsche Akkreditierungsstelle Chemie GmbH DACH GmbH), показали, что действующая в Отделе система качества соответствует требованиям указанного стандарта.