Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о ведении журнала регистрации приказов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Среди обязанностей большинства кадровых специалистов — не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Регулярно возникают вопросы, какие конкретно отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться разработанным календарем.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу
Ответственное лицо расписывается на наклейке, с этого момента журнал получает юридическую силу. Если нарушить процесс оформления, документ не будет считаться значимым.
Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.
Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении.
Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации.
Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет).
Между тем, существует еще одна разновидность распоряжений – это распоряжения по основной деятельности. Рассмотрим в чем же отличие этих распорядительных документов.
Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет. По причине разных периодов хранения, рекомендуется оформление одновременно двух форм журналов регистрации приказов. Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен.
Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.
Журнал учета приказов по личному составу ведется также еще и в целях обеспечения надлежащих сроков хранения кадровых документов.
В кадровой службе в ходе деятельности создается множество приказов. Ведь практически все кадровые процедуры оформляются путем издания соответствующего распоряжения. Прием на работу, увольнение, предоставления отпуска, направление в командировку и все остальные кадровые процедуры требуют издания специального приказа.
И если требования по ведению приказов о личном составе мф перечислили выше, то правила ведения журнала разрабатываются специалистами компании, но чтобы не тратить время, можно приобрести готовый журнал регистрации приказов по личному составу, при этом они могут быть нескольких вариантов:
- Сразу пронумерованные.
- Прошнурованные.
- Журналы с пломбировкой.
Какие документы нужно регистрировать
Оговоренный журнал оформляется в соответствии с требованиями, установленными для подобного вида документов, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, учитывая, что журнал приказов по личному составу должен будет храниться на предприятии 75 лет, на основании норм закрепленных в ФЗ №125.
Так, до 2016 года он составляет 75 лет, после этого сроки были сокращены – 50 лет хранения это максимум.
Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов. Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда.
Так, до 2016 года он составляет 75 лет, после этого сроки были сокращены – 50 лет хранения это максимум.
Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов. Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда.
Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения — 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре — 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа — 144.
Каковы правила ведения журналов регистрации приказов
Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.
Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.
Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:
- о дисциплинарных взысканиях;
- о ежегодных и учебных отпусках;
- о дежурстве;
- о непродолжительных командировках.
Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.
Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
Также многие работодатели ведут специальный журнал или книгу книга приказов о направлении работников в командировку. Образец представлен ниже.
Поскольку данный документ является основным из архивных документов, то в организации обязательно должен быть сотрудник, являющийся ответственным за его ведение и хранение.
На титульном листе должны быть прописаны реквизиты фирмы, дата начала ведения журнала, его номер, сведения на работника, который занимается оформлением документы, его срок хранения. Также стоит позаботиться об оформлении литер, присвоенных журналу:
- ЛС – хранящиеся в течение 75 лет документы.
- К – документы, которые хранятся 5 лет в архиве компании.
Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.
Расчет налога прибыль форма 2 Особенности кадрового делопроизводства. Не должны вести на своих работников следующую кадровую документацию. Теперь предпринимателям не нужно соблюдать десятидневный срок с момента. Женский журнал натали сайт блиц-информ сайт подписки на издания. Постановка и ведение кадрового делопроизводства является обязательным.
Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.
Если в графе есть специальная графа «примечание», то именно в ней указывается на допущенные неточности или ошибки. В графе «примечание» нужно обязательно указать, в какой графе сделана неверная запись, кто осуществил исправление (ФИО, подпись), дату, когда была сделано исправление. Защита от неправомерных изменений Применяются следующие меры для защиты документа от изъятий и вложений:
- листы журнала по личному составу нумеруются, скрепляются печатью, прошнуровываются;
- журнал заверяется уполномоченным лицом – либо начальником отдела кадров, либо же заместителем по управлению персоналом, или руководителем организации;
- на узле шнуровки на последней странице журнала оставляется наклейка с оттиском печати организации или отдела кадров.
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.
Журнал регистрации приказов по личному составу — это способ учета документов, приказов, локальных актов, в которых определены должностные и трудовые функции рядовых сотрудников.
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах.
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Книга (журнал) регистрации приказов достаточно часто представляется в судебные органы в качестве доказательства действительной даты издания приказа ( в случае возникновения спора с работником о дате приказа, особенно, при применении дисциплинарных взысканий).
Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).