Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Анкета в личном деле обязательна». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В данном случае многое зависит от личности человека. Допустим, кто-то может аккуратно относиться, а кто-то настоящий растеряха и «пофигист» в жизни, что только удивляешься, что у него в голове, если на столе в бумагах такой бедлам. Проверял я как-то одну организацию, так у них в личном деле у всех сотрудников за десять лет стажа в одной должности всего по два листочка лежат.
Полнота и правильностьзаполнения личного листка проверяются работником кадровой службы(специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей,сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаютсяследующие требования:на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даныисчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер»да», «нет»;не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательногоответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.
Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах
Если у кандидата есть возможность составить портфолио своих работ или успешных проектов, то это станет несомненным плюсов при принятии решения о трудоустройстве.
Обязательным разделом анкеты являются сведения об образовании. Здесь следует указать наименование школы, колледжа, ВУЗа, в которых проходил обучение соискатель.
Обычно, пишут так: «Среднюю школу № 3 города Астрахани закончил в 1974 году». Если составитель автобиографии закончил школу хорошо или с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.
Личное дело: что это такое и зачем вести
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Основная функция для работодателя – составить общее впечатление о Вас, а Ваша задача это суметь выделить свои лучшие качества.
Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!
Состав личных дел госслужащих регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609. Основой папки являются документы, необходимые для приема на работу, а после те, которые характеризуют профессиональную деятельность педработника. Все личные дела регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел» с указанием № дела, ФИО работника, даты постановки и снятия с учета.
Правила оформления личных дел работников: общие требования
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.
Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял.
В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание. Например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника.
Параллельно с этим создается локальный акт — Положение о порядке ведения личных дел, регламентирующее принципы оформления, пополнения и хранения данных о педагогах. Согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП, обязательным этапом работы с личными делами является получение согласия работников на сбор, обработку и хранение персональных данных.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив?
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Несмотря на то, что законодатель предусматривает обязательное составление указанных документов только при трудоустройстве работоспособных граждан на муниципальную службу или работу в государственных органах, работодатели предприятий, отнесенных к иным формам собственности также используют соответствующие бланки анкет при подборе кадров в штат сотрудников своих организаций.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Если кандидат получал дополнительное образование, повышая, например, квалификацию, то данные сведения также указываются в этом разделе.
Сообщая о знании иностранных языков, нужно не просто перечислить их, а проинформировать о степени владения.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Помимо этого анкета служит источником информации для составления личного дела и личной карточки работника (подробнее об этом см., «Заполняем личную карточку работника (образец 2018)») Понятно, что кадровикам удобнее обрабатывать собственный бланк анкеты, чем искать информацию в разношерстных резюме кандидатов.
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Как составляется анкета работника для личного дела
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше».
Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.
В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:
- экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями), уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
- копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
- подтверждающими изменения анкетно-биографических сведений (копиями);
- копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
- материалами аттестаций (если они проводятся);
- результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
- послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора;
- дубликатом трудовой книжки;
- другими, связанными с работой.
Что делать с личными делами уволенных работников
В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.
Теперь, зная, как правильно составить автобиографию и чем она отличается от резюме, Вы легко сможете претендовать на желаемую должность в любой престижной организации.
Моё мнение, если работник принесёт с прошлой работы все свои пакеты документов, то пусть они не важные, всё равно положу их в его личное дело. Потом искать легче, если понадобятся. Признаюсь, пыталась свалить это занятие на канцелярию. Но, как выяснилось, ничего уже через пару дней найти нельзя у них. Пропадают документы бесследно. Это потому что они им не нужны.
Образцы и бланки документов для личного дела
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.
Все поля анкеты обязательны для заполнения и документ должен содержать ответы на все предусмотренные в нем вопросы.
Если школьной кадровой службе нужна такая информация о работнике, которую можно получить только от третьих лиц, подчиненный должен дать на это письменное согласие. Работника важно также поставить в известность относительно целей и источников получения персональных данных, а если он не дает свое согласие, получать или использовать данные незаконно. Как правило, данные из анкеты должны подтверждаться подаваемыми работодателю официальными документами (об удостоверении личности, об образовании, о семейном положении, о наличии детей, о наличии специальных прав (например, водительское удостоверение) и пр.), что в дальнейшем проверяется сотрудниками службы безопасности.
Эти требования не касаются государственных и муниципальных служащих. Для госсектора разработаны отдельные требования (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Относится к категории факультативных документов, оформлять и вести которые не обязательно, однако для всех муниципальных, государственных гражданских служащих и военнослужащих личные дела обязательны.
Использование представленного документа обусловлено удобством выяснения определенной информации о будущем сотруднике, что облегчает последующее заполнение личного дела. Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.