Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить служебное письмо образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Законодательством не устанавливаются строгие рамки формирования служебных писем. Работая с этим видом документов, стоит руководствоваться локальной документацией, регулирующей делопроизводство компании. В инструкции обычно приводится пример служебного письма, который должен входить в состав обязательных элементов, а также порядок его хранения, передачи.
В шапке, на самой верхней строке служебной записки пишется имя автора (в левом верхнем углу) и адресата – правее. Нужно указать не только должность получателя, но и фамилию и инициалы.
Заключают документ данные автора, например, «Начальник отдела кадров Васильева А.С.» и ставится ее подпись.
Как правильно написать служебное письмо
Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.
Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему полученное Вами инициативное письмо. Поэтому Ваш ответ должен быть адресован менеджеру организации — автора письма.
Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.
В том случае, если деловое письмо было набрано при помощи текстового редактора Microsoft Word, рекомендуется устанавливать следующие параметры:
- гарнитура Times New Roman при кегли 12-14 п. и межстрочном интервале – 1-2 п;
- номера страниц, проставленные в правом нижнем углу листа;
- для листа формата А4 использовать 1,5–2 междустрочных интервала.
Сон был очень правдоподобный и реалистичный. Пьяная толпа била его ногами, пока тот лежал на полу, весь в крови, совершенно беспомощный. Удары приходились по всему телу: голове, спине.
Грамотно составленные служебные записки обеспечивают эффективность и оперативность принятия управленческих решений.
Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.
Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.
В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения. Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания.
Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Письмо начинается с обращения к адресату фразой «Уважаемый Иван Иванович!». После этого предложения можно озаглавить документ и написать преамбулу в левой части листа. Однако, это не считается обязательным.
Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».
Что содержит служебное письмо, основные требования по оформлению
Деловым (или служебным) письмом называют документы, служащие для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Также они являются гарантом соблюдения устных договоренностей деловым партнером.
Среди тех преимуществ, которые дает применение бланков служебных писем и то, что те поля, которые заполняются только в процессе оформления конкретного послания, например, поле с реквизитами адресата, поле с регистрационным исходящим номером, поле для размещения текстовой части имеют разметку в соответствии с ГОСТ.
В правой верхней части письма пишется полное название компании адресата, фамилия и инициалы первого руководителя. При необходимости, ниже указывается индекс и адрес.
Это позволит существенно сократить процесс их оформления и, кроме того, избежать ошибок, часто допускаемых при заполнении обязательных реквизитов.
Бывает, что нужно направить одно и то же сообщение сразу нескольким адресатам. В этом случае первым указывается тот, которому нужно предоставить документ в первую очередь и далее по очерёдности. Если другим получателям нужно прислать дубликат, то над реквизитами адресата пишется слово «Копия».
Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:
- Цвет бумаги: белый.
- Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
- Дата оформления письма – это дата его подписания.
- Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
- Адресат – это организация, подразделение или человек.
- В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
- Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
- Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
Правила оформления и регистрации
Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.
Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.
В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя.
Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя.
Некоторые руководители ошибочно считают, что деловую переписку можно вести произвольно, не соблюдая никаких норм и правил.
Оформление служебной записки может производиться на специально разработанном в компании бланке внутреннего документа. При этом расположение заголовочной части может быть как продольным, так и угловым. При изложении очень большого текста необходимо перейти на заполнение другого листа, прописывание текста на обороте не принято.
Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).
В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений. Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.
Понятие служебных писем и их виды
Внимание В случае предъявления требований или претензий в тексте должно быть сохранено просительное обращение. Это означает, что каждое из требований должно начинаться со слов: «прошу Вас».
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
Все эти моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки не установлены законодательно, однако, существует несколько документов и шаблонов, согласно которым можно оформить деловое письмо.
Не прибегая к обращению в судебные инстанции или правоохранительные органы, компании могут регулировать конфликтные ситуации самостоятельно.
Ее направление от руководителя одного подразделения к другому практикуется достаточно широко, а во время возможных проверок документ является обоснованием определенных обстоятельств и часто запрашивается органами контроля.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Нормативы регулирования законности документа
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Служебное письмо образец делопроизводства, оно содержит важные сведения, а также соблюдать правильную структуру.
В зависимости от вида, документ должен быть оформлен соответствующим образом. В письме также может содержаться несколько аспектов.
Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу. Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.
Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.
Подпись оформившего служебную записку лица проставляется внизу листа с указанием его должности и расшифровкой личных данных (фамилии, инициалов). Далее можно скачать шаблон служебной записки в формате word.