Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Офис менеджер это кто и чем занимается». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Бывают случаи, что в малых организациях нет отдела кадров и уж тем более HR-менеджера. Поэтому офис-менеджер берет на себя выполнении их задач на себя: составляет приказы и распоряжения, трудовые и/или коллективные договора, ведет трудовой учет и др .
Каждая крупная компания нуждается в специалистах, которые возьмут на себя функции внутреннего управления. Такие работники занимаются оформлением первичных документов и решают важные организационные вопросы. Как правило, данная задача возлагается на офис-менеджера, который исполняет не только свои профессиональные обязательства, но и обязанности секретаря.
Профессии в делопроизводстве, АХО
К специалисту выдвигаются минимальные требования:
- безупречная грамотность;
- умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
- приветствуется опыт работы.
Специалист должен хорошо разбираться в той работе, которую выполняют сотрудники компании. Если это юридическая компания, то офис-менеджер должен иметь базовые знания о юриспруденции и т. д.
В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте, на его должность временно назначается уполномоченное лицо. Такое назначение производится по средствам издания соответствующего приказа.
Так что обязанностей и ответственности у данной профессии много. Поэтому прежде чем претендовать на эту должность нужно подготовиться и получить необходимые знания. Да и руководить коллективом из сотрудников с разным характером и привычками тоже надо уметь. А здесь необходимы будут некоторые психологические навыки управления коллективом. Им можно обучиться, почитав соответствующую литературу. Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм.
Сколько зарабатывает Офис-менеджер
Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование. Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере.
Если подобные работы выполняются неправильно, то получить желаемый документ будет сложно, а в бухгалтерии накопится огромное количество бумаг, которые не имеют конкретной стандартизации.
Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.
Образование и повышение квалификации
Представители рассматриваемой профессии постоянно обучаются, а получение новых знаний и опыта влечет за собой карьерный рост. Офис-менеджер может получить должность личного помощника руководителя, утроиться на работу в крупную международную компанию, где заработная плата на 100% процентов выше, чем в обычном офисе.
Поэтому сегодня не редко можно столкнуться с тем, что менеджера приравнивают к административному директору офиса.
Для того, чтобы правильно понять то, чем отличается менеджер от представителей смежных профессий, достаточно уделить внимание его непосредственным обязанностям.
Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.
Должностные обязанности офис-менеджера
Информационная помощь на тему: «Должностная инструкция офис-менеджера» с полным раскрытием тематики статьи от профессионалов.
Около 15 лет назад в деловом общении россиян появился новый термин «офис-менеджер». В настоящее время рынок труда существенно расширился за счет увеличения спроса на новые должности. Руководитель смог официально делегировать свои полномочия, назначая управленцев высшего и среднего звена. Одним из таких управленцев стал офис-менеджер.
Оператор ПЭВМ (Персональная электронно-вычислительная машина) — это специалист электронной обработке информации с помощью персонального компьютера (ПК).
Хотя, в силу разных причин, некоторые компании принимают клиентов в управленческой части офиса, тем не менее, офис-менеджер компании должен работать с административно-управленческим персоналом (АУП).
Узнайте 10 главных обязанностей этого специалиста! Чтобы эффективность работы офиса не снижалась, именно офис-менеджер занимается подготовкой накладных, а также занимается счет-фактурами.
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.
Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию
Офис менеджер по продажам занимается поиском потенциальных клиентов, ведет с ними переговорный процесс, оговаривая все моменты реализации, включая цены и условия поставки.
Основные из них – это коммуникабельность, ответственность, исполнительность, оперативность, организаторские способности и пунктуальность.
Нужно помнить, что офис-менеджер это ответственное лицо и в первую очередь за рабочий процесс в коллективе. Из представленных необходимых знаний, можно сделать вывод, какие у офис — менеджера должностные обязанности.
Он осуществляет взаимодействие между руководителем и подчинёнными, информирует рядовых сотрудников о подписанных руководителем документах, взаимодействует с клиентами фирмы, контролирует переписку, следит за работоспособностью компании и обеспечивает офис канцелярией, выполняет прямые указания директора и его заместителей.
Профессия секретаря подразумевает его подчинение конкретному человеку (директор, заместители директора, топ-менеджеры) и ведение только его дел.
По части организации взаимодействия с деловыми партнерами, офис-менеджер отвечает за встречу гостей в аэропорту, бронирование мест в гостинице, расселение, содействует в решении текущих проблем. Когда предприятие взаимодействует с иностранными компаниями – знание языков входит в обязанность офис-менеджера.
Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.
Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.
Офис-менеджер: должностные обязанности
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.
Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря. Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций.
Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование.
Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.
В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.
И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы. Может потребоваться размещение рекламной информации, заказ сувенирной продукции, обзвон действующих или потенциальных клиентов, разъяснение последовательности действий по оформлению недвижимости, в том числе в государственных органах, банках, у нотариусов.
Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.
У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера.
Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».
Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи.
Должностная инструкция офис-менеджера
В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.
Это связано с тем, что офис-менеджер станет лицом компании, и большинству работодателей небезразлично, как оно будет выглядеть.
Следовательно, в функции офис-менеджера входит решение задач, обеспечивающих рациональное выполнение вышеобозначенных функций.