Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления и печати электронных документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
V. Организация контроля и исполнения документов и поручений
Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи.
Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.
Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.
В соответствии с ч. 7 ст. 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы можно передавать в суд в электронном виде. Новый Порядок подачи утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252.
Правила оформления документов и их значение
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
В указанном Договоре (соглашении) предусматривается обязанность по сохранности электронных документов. Порядок хранения электронных документов устанавливается приказом Федерального казначейства (органа Федерального казначейства) (п. 8.7 Порядка № 8н). Ограничений по машинным носителям (серверам), на которых будут храниться электронные документы, на сегодняшний день нет.
Срок действия сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи на момент подписания документа истек. Электронная подпись не соответствует документу.
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
В заключение отметим, что отсутствие единообразия в вопросах организации документооборота (без надлежащих обоснований) в учреждении и его подведомственных учреждениях может послужить причиной возникновения претензий со стороны проверяющих органов.
Напомним, что согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ организации государственного сектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.
Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
В соответствии с Порядком документы, как и прежде, подаются через личный кабинет в информационной системе «Мой арбитр». Новый Порядок разграничивает понятия электронного образа документа и электронного документа, подписанных электронной подписью.
Языком работы и делопроизводства государственных организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является казахский язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.
Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.
Таким образом, документ, составленный в электронной форме и подписанный электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Установленные в стандартах ЕСКД нормы и правила распространяются на указанную документацию, разработанную предприятиями и предпринимателями (субъектами хозяйственной деятельности) стран — участников соглашения (СНГ), в том числе научно-техническими, инженерными обществами и другими общественными объединениями.
Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.
Основное назначение стандартов ЕСКД состоит в установлении единых оптимальных правил выполнения, оформления и обращения конструкторской документации.
Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы.
Хэш-функция защищаемого электронного документа представляет собой уникальное число, получаемое из исходного документа путем его преобразования с помощью сложного, но известного алгоритма (хэш-функции).
Схема формирования электронной цифровой подписи под электронным документом его создателем (отправителем) предусматривает вычисление хэш-функции этого документа и шифрование этого значения посредством секретного ключа отправителя.
Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).
Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров.
Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.
Бумажные бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляются его номер, серия. Электронные бланки не подлежат учету.
Изменения коснулись и порядка, в котором заверяются копии документов. Отметку о заверении необходимо ставить под подписью.
В «электронном документе», в «форматах, в которых они подписаны электронной подписью» отсутствует XML.
ГОСТ требует, чтобы отметка была видимой и читаемой, когда документ отображается в натуральную величину. Кроме того, она должна размещаться на том месте, где стоит подпись в бумажном документе. Элементы отметки не должны перекрывать друг друга, а также иные элементы текста.
В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Общая суть электронной подписи заключается в следующем: с помощью криптографической хэш-функции вычисляется относительно короткая строка символов фиксированной длины (хэш). Затем этот хэш шифруется закрытым ключом владельца — результатом является подпись документа. Подпись прикладывается к документу. В результате этого получается подписанный документ.
Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации
С целью предоставления документа, несоответствующего требуемым форматам, в суд возможно создать его электронный образ: распечатать, отсканировать и подписать ЭП.
Теперь документы нужно оформлять с использованием шрифтов определенных наименований. Причем для каждого из них установлены допустимые размеры.
Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.