Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как опломбировать журнал учета движения трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В данной книге учета присутствуют следующие документы:
- Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
- Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.
Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.
Новый Журнал учёта и нормативная база, связанная с Журналом учёта
Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины.
Сегодня обратим внимание на кадровую службу и дадим рекомендации, как прошить книгу учета движения трудовых книжек.
При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Как опломбировать книгу учета трудовых книжек пломбиром
Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?
Технология прошивки документов включает ряд этапов. Пренебрегать любым из них неосмотрительно, поскольку может привести к расшиванию уже готовых пакетов документов.
Насколько соблюдается порядок ведения и хранения трудовых книжек всегда проверяется контролирующими органами. В частности, Трудовая Инспекция обращает на это особое внимание.
Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.
Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.
На предприятии допускается наличие только одного журнала учета трудовых книжек. Существует строгий порядок учета и хранения трудовых книжек:
- Все приходно-расходные операции в отношении подконтрольных ответственному лицу документов должны быть внесены в хронологическом порядке.
- В самом начале ведения хозяйственной деятельности работодатель должен купить, а затем прошить книгу учета. После того, как тетрадь прошивают, ее нужно опломбировать.
- Приходно-расходная книга должна иметь только пронумерованные листы. Их замена в дальнейшем категорически не допускается.
- Заполнение журнала в электронном виде не допускается. Причина: любая приходно-расходная операция подтверждается подписью. Сделать же это в электронном виде возможности нет.
- Зачастую покупают уже готовый бланк – журнал, напечатанный в типографии. Но правила ведения и хранения трудовых книжек не запрещают купить обычную тетрадь, скачать в интернете образец заполнения и далее вести его самостоятельно. Если нужна книга для учета движения трудовых книжек скачать можно любой актуальный бланк, но при этом важно учесть, что тетрадь будет храниться очень долго и поэтому нужно позаботиться о плотной обложке.
- Каких либо правил как прошить книгу нет. Поэтому это можно сделать даже старым проверенным способом, используя плотные нитки, конца которых завязываются и далее на них накладывается пломба. Сзади прошивка фиксируется подписью руководителя и печатью. Также указывается дата введения книги в оборот.
- Обязателен титульный лист. На нем указываются данные организации, а также начало внесения данных в бланк. Если вдруг тетрадь закончилась или организация была ликвидирована, то на титульном листе должна быть сделана отметка об этом, а также должна значиться дата завершения внесения данных.
Ответственный за хранение должен следить за особенностями ведения трудовых книжек, а также вести их строгий учёт.
Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные.
Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?
В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).
Они не странные, у них тоже план!. А по поводу доказательств каждый остался при своем мнении. Но видимо он от меня и моих аргументов устал и все обошлось.
С этого момента ответственность за нее несет организация. При увольнении документ под роспись выдается ему. Контроль регистрации трудовых книжек должен строго вестись обязательно.
С одной стороны запрета нет. С другой стороны внеплановая проверка и это единственное до чего «докопались». 60 минут доказывала что это тоже пломба. И мой личный вывод, что нервы дороже и проще купить металлические пломбы дабы исключить и эту возможность для сотрудников гит.
Когда работник принимается на работу он передает трудовую книжку в отдел кадров. С этого момента ответственность за нее несет организация. При увольнении документ под роспись выдается ему.
Первый шаг – определение ответственного: изначально организационная деятельность при осуществлении хранения, учёта и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя организации (согласно п. 45 Правил №225), однако он вправе распределить обязанности на других ответственных лиц (или уполномоченное лицо), посредством издания приказа в произвольной форме.
В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.
Как сделать запись о дубликате? Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.
Некоторые ответственные за это специалисты не знают, как это правильно сделать, – об этом и пойдёт речь в данной статье, а также об алгоритме заполнения, штрафах, нормативной базе и ответственных лицах.
Любые документы требуют порядка в оформлении и хранении. Особые требования предъявляются к бланкам отчетности, книгам, ведущим учет движения той или иной документации хозяйственной деятельности.
Требование о пломбе или сургучной печати устанавливает п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее — Правила № 225). Этот недочет инспекторы выявляют в 8 проверках из 10. Требований к форме и материалу пломб нет.
Важно Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.
Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
- Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
- Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.
Задавайте тематические вопросы и получайте на них не только квалифицированные ответы, но и получить вознаграждение.
В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение.
Если количество листов в сформированном пакете документов более 250, документы формируются в отдельные тома. В пачке не должно быть более 250 листов, толщина – не более 4 см (п. 3.5.3 Основных правил).
После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины.
Доброго времени суток! В кадрах не так давно. При переходе на электронные трудовые книжки нужно принять или изменить локальные нормативные акты. Это что за акты? Положение о ведении кадрового учета?
В российском законодательстве ведение и учет такого типа документации описан бегло, тем не менее, существует ряд нормативно-правовых актов, которые регулируют данный вопрос.
Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.
Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.
Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:
- сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную}
- купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.
Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.
Как пронумеровать страницы, прошить
Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:
- регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
- регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
- фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
- отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.
Концы шпагата были выведены на заднюю сторону обложки и заклеены прямоугольной полоской бумаги, на которой было написано: «Прошнуровано и пронумеровано 45 (сорок пять) листов». Затем руководитель поставил свою подпись и печать на месте, где были указаны его должность, инициалы, место для печати и текущая дата, (согласно ГОСТу № 6.30-2003).
Доброго времени суток! В кадрах не так давно. Подскажите, пожалуйста, при переходе на электронные трудовые книжки необходимо принять или изменить локальные нормативные акты. Это что за акты?