Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция документоведа в школе 2018». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.
Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.
Чем занимается документовед: должностные обязанности
В список рабочих задач сотрудника входят нижеуказанные:
- Создание и внедрение технологических процессов работы с бумагами и документной информацией на основе работы с ЭВМ и оргтехникой (сюда входят учет, контроль исполнения, оперативное хранение, консультативная деятельность).
- Работа над совершенствованием деятельности своего отдела, контроль состояния делопроизводства в компании.
- Подготовка предложений и мер по внедрению эргономических условий работы, рационализации рабочих мест персонала своего отдела.
- Создание сервисов документации и табелей бумаг различного назначения и уровня управления.
- Организация внедрения сервисов по работе с важными бумагами.
- Участие в классификации состава бумаг и информационных показателей, уменьшении их числа и улучшении документопотоков.
- Отбор документов, направляемых на государственное хранение, соблюдение хранения и участие в экспертизе ценности бумаг своего предприятия.
- Изучение, анализ и обобщение ведущего опыта в сфере документационного обеспечения управления, создание нормативно-методических инструкций для других работников по вопросам документационного обеспечения.
- Вместе с руководством участвовать в процессах подбора, распределения и повышения квалификации персонала своего отдела.
Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.
Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
- правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
- причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).
Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.
Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
В период временного отсутствия документоведа, его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
Своевременно подготавливать проекты приказов по вопросам учебной деятельности факультета/института в базе ИИАС.
Должностные обязанности документоведа Утверждаю_____________________________ (Фамилия, инициалы)(наименование организации, ее ________________________________организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченноеутверждать должностную инструкцию)00.00.201_г.м.п.
Как составляется должностная инструкция
В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.
Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
Принимать участие в проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления университетом, базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
Должностные обязанности Ведущий документовед кафедры ___________________: 2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
Какие обязанности выполняет документовед в организации?
В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику. Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.
Избирать и быть избранным в органы управления Университета. 3.5. Участвовать в обсуждении и решении важнейших вопросов деятельности университета, в том числе через общественные организации и органы управления Университета. 3.6.
Рационально использовать материальные, технические и иные средства в интересах выполнения порученных ему задач.
Избирать и быть избранным в органы управления Университета. 3.5. Участвовать в обсуждении и решении важнейших вопросов деятельности университета, в том числе через общественные организации и органы управления Университета. 3.6.
Сохранять от утраты (разглашения) документы и информацию, составляющие государственную и служебную тайну.
Чем отличаются обязанности документоведа в школе или ином образовательном учреждении от его работы в иных отраслях? Образовательные учреждения имеют ограниченный штат работников, поэтому одному лицу приходится совмещать сразу несколько профессий: документоведа, секретаря, кадрового работника, делопроизводителя. В обязанности документоведа в детском саду или школе помимо вышеперечисленных функций нередко входит:
- составление трудовых договоров с рабочим персоналом и оформление личных дел сотрудников;
- подготовка проектов распорядительных документов по движению персонала;
- организация и ведение делопроизводства и т.п.
Основные обязанности и функции
В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам. Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации.
Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.
В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется.
Пример должностной инструкции документоведа
Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив.
Очень важно сообщить о новом документоведе всем заинтересованным и перечисленным в инструкции лицам, чтобы ускорить процесс адаптации новичка в команде.
Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. 2.6. Осуществляет компьютерную обработку учебной и научной и другой документации кафедры.
Документовед — должностные обязанности, требования и права
Подготавливает и сдает в архив Университета документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 2.8. Ведет делопроизводство и документооборот на кафедре в соответствии с установленным в Университете порядком. 2.9.
Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
Отметим, что обычно вакансии документоведа размещают учреждения (школы, сады и т. п.), а также организации, постоянно имеющие дело с документальной информацией как основным предметом работы сотрудников.
По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты: 1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Перечень обязанностей, которые должен исполнять тот или иной сотрудник на своем рабочем месте, может быть указан в трудовом договоре. Часто приложением к этому документу выступает должностная инструкция. Ее обязательное составление законодательно не закреплено, но она помогает решить несколько задач одновременно.
На должность документоведа принимается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.
Соискатель работы на должность «Документовед» кроме высшего образования должен иметь опыт работы с документами. Для получения необходимого опыта можно поработать помощником секретаря, юриста или иного специалиста. Ряд высших учебных заведений России проводят обучение по специальности «Документоведение».
Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека.