Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел в детском саду на 2022 год с новыми сроками». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
- Положения школы
- Документы по коронавирусу
- Билеты и инструктажи по ОТ
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ
- Нормативные документы ОТ
Номенклатура дел в ДОУ и сроки хранения документов
- Должностные Профстандарт
- Должностные по ЕКС
- Должностные заместителей
- Должностные администрации
- Должностные учителей
- Должностные персонала
- Должностные лаборантов
- Перечень должностных
- Охрана труда администрации
- Охрана труда учителя
- Учебно-вспомогательный персонал
- Обслуживающий персонал
- Техника безопасности классного руководителя
- Техника безопасности для учащихся
- Инструктажи для учащихся
- Охрана труда психолога
- Охрана труда в библиотеке
- Охрана труда в столовой
- Перечень инструкций по ОТ
- Пожарная безопасность в школе
- Инструктажи по ПБ в школе
- Видео пожарной безопасности
- Перечень инструкций по ПБ
Полный перечень номенклатуры дел ДОУ на 2019 по 2025 год
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции школьного лагеря
- Инструкции для детей лагеря
- Инструктажи для детей
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».
Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.
НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».
Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.
Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.
Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.
Форма номенклатуры дел включает пять граф:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество дел;
- срок хранения дела;
- примечание.
Индекс дела определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.
Номенклатура дел: сроки по новому Перечню
|
__________________________________ |
||
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На _____ год |
УТВЕРЖДАЮ _____________________________ |
|
|
|
______________ |
____________ |
|
|
______________ |
|
|
Индекс |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество (томов) |
Срок хранения (тома, части) и № статей по |
Примечание |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01. Руководство (канцелярия) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-01 |
Нормативные правовые |
ДМН. Ст. 1 «б» ТП |
Относящиеся к |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-02 |
Организационно- |
Постоянно.**2 Ст. 19 «а» ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-03 |
Протоколы общих |
Постоянно.** Ст. 18 «б» ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-04 |
Протоколы |
Постоянно.** Ст. 18 «б» ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-05 |
Соглашение и |
Постоянно.** Ст. 980 ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-06 |
Устав детского сада |
Постоянно.** Ст. 50 «а» ТП |
После замены |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-07 |
Локальные |
Постоянно.** Ст. 27 «а», 57 «а» |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-08 |
Лицензия на |
Постоянно.** Ст. 97 ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-09 |
Санитарно- |
Постоянно. Ст. 186 ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-10 |
Санитарно- |
Постоянно. Ст. 186 ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-11 |
Свидетельство о |
Постоянно.** Ст. 381 ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-12 |
Свидетельство о |
Постоянно.** Ст. 39 ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-13 |
Документы (договор, |
Постоянно.** Ст. 125 ТП |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
01-14 |
Протоколы совещаний |
Постоянно. В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю: Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Руководитель УТВЕРЖДЕН ØЛокальные акты
ØДокументация по организации работы воспитателя
ØДокументация по организации работы с воспитанниками ДОУ.
ØДокументация по организации взаимодействия с семьями воспитанников.
Рабочий журнал включен в обязательную педагогическую документацию воспитателя ДОО. Он поможет воспитателям ДОО спланировать работу по различным видам деятельности, систематизировать результаты наблюдений за детьми, организовать работу с родителями.
Ввиду того, что в образовательный процесс введены государственные стандарты, для детских садов это ФГОС ДО, то и ведение документации воспитателя ДОУ в соответствии с ФГОС ДО является необходимым этапом работы. По ФГОС ДО воспитателю необходимо вести и оформить: Локальные акты — это папка с инструкциями: должностная, охраны труда, по охране здоровья и жизни детей по образцу вашего дошкольного учреждения. Она делается один раз и периодически обновляется. Срок хранения — постоянно. В перечень основной документации воспитателя вошли локальные акты по обеспечению деятельности воспитателя:
Комплексно-тематическое планирование. Оно построено на тематическом принципе и позволяет воспитателю не только планомерно решать поставленные задачи и легко вводить региональные и этнокультурные компоненты, но и в зависимости от особенностей своего дошкольного учреждения по своему усмотрению частично или полностью менять темы или названия тем. Комплексно-тематические планы – это планы работы с воспитанниками по сезонам и неделям каждого месяца, где записываются общие направления работы. То есть, чего вы хотите достичь на протяжении каждого месяца. Календарный план воспитательно-образовательной работы. Для конкретизации и корректировки воспитательно-образовательной работы, предусмотренной комплексно- тематическим планом, воспитатель использует в работе календарный план. Для удобства пользования планом воспитатель делит его на две части: первая и вторая половина дня. Для написания плана рекомендуется, помимо комплексно-тематического плана, использовать циклограмму образовательной деятельности группы. В первой половине дня воспитатель планирует беседы, индивидуальную и совместную деятельность, чтение художественной литературы, утреннюю, пальчиковую, артикуляционную гимнастики, дидактические игры, привитие культурно-гигиенических навыков, прогулку. Во второй половине дня — бодрящую гимнастику, беседы, индивидуальную работу, экспериментирование, сюжетно-ролевые и дидактические игры, прогулку, работу с родителями. Календарный план воспитательно-образовательной деятельности – это уже конкретный подробный план на каждый день. Он должен быть согласован с рабочей программой и комплексно-тематическим планом. Здесь записываем все, что будем делать с детками за день: зарядка, занятия, игры, прогулки, режимные моменты, работу с родителями и т.д..
В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:
Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке. Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству. Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях. Росархив разъяснил новый порядок хранения документовОпись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ. Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи. Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно. Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела. Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1. Назначьте ответственного. Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива. Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей. Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел. Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу. Шаг 3. Объединение. Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации. Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав. Шаг 4. Утвердите приказ. Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел. Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:
Вопрос: В какой период составляют номенклатуру дел на 2022 год? Ответ: На 2022 год номенклатура составляется в октябре — декабре 2021 г. Номенклатуру дел должен утвердить руководитель организации до 1 января года, на который она составлена (ч.2 п.153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4). Более конкретный срок составления — на предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года — указан в п.18 гл.4 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).
Вопрос: На основании каких нормативных документов необходимо составлять номенклатуру дел организации? Ответ: Основные НПА, которыми руководствуются при разработке номенклатуры дел: • Инструкция по делопроизводству (гл.10); • Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19; • Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (гл.5); • Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20; • Перечень № 140; • Методические рекомендации № 23; • Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.
Вопрос: Необходимо ли согласовывать номенклатуру дел с вышестоящим архивом? Или достаточно согласовать с экспертной комиссией и утвердить руководителю? Ответ: Зависит от того, является ли организация источником комплектования госархива. Порядок согласования установлен п.155 Инструкции по делопроизводству:
Вопрос: Организация занимается предоставлением услуг, не имеет выделенных структурных подразделений, соответственно, номенклатура дел должна быть составлена по функциональной схеме: Руководство, Производственная деятельность, Бухгалтерский отчет и отчетность, Работа с кадрами, Обеспечение безопасности, Обеспечение сохранности документов. Что еще добавить (переименовать)? Нужен ли раздел «Производственная деятельность»? Если да, то какие документы в него включать? Ответ: Зависит от видов документов, образующихся в деятельности организации. Названия разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, — это управленческие функции или направления деятельности организации.
Вопрос: Если у организации нет структурных подразделений, то в номенклатуре дел должностные (рабочие) инструкции и штатные расписания лучше отнести к разделу «Руководство»? Правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках, ведению трудовых книжек и присвоение разрядов по неквалифицированному труду — работа с кадрами? Ответ: Зависит от ситуации. Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных организациях. Названия разделов номенклатуры дел организации, построенной по функциональному принципу, — это управленческие функции или направления деятельности организации (п.162 Инструкции по делопроизводству). Перечисленные документы (штатные расписания, должностные (рабочие) инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение об отпусках, положение о ведении трудовых книжек и присвоении разрядов по неквалифицированному труду), как правило, включают в раздел «Работа с кадрами» номенклатуры дел. В то же время включение документов зависит от того, у кого они будут находиться на оперативном хранении: у руководителя организации или у работника, ответственного за кадры.
Вопрос: Номенклатура дел будет согласовываться с вышестоящей организацией. В ней 11 разделов, последний раздел «Архив». Можно ли добавить новый раздел перед разделом «Архив» и соответственно менять номер раздела архива с 11 на 12? Ответ: Следует уточнить в госархиве, с которым будет согласовываться номенклатура дел, поскольку нет конкретного требования в НПА, что раздел «Архив» последний. Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ. Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (п.37 Правил № 143).
Вопрос: В номенклатуре дел на 2020 год журнал регистрации входящих документов был под номером 1-22 (дело с пометкой «Переходящее»), в 2021 году номенклатура изменилась, добавились новые дела и журнал регистрации входящих документов стал под номером 1-28. Правильно ли это? Как быть, если переходящие дела должны переходить из года в год под одним номером? Ответ: Журнал регистрации входящих документов должен остаться под номером 1-22. Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 Правил № 143). Номенклатура дел для детского садаНоменклатура дел необходима в каждой организации в 2021 году для учета, упорядочивания и правильного хранения документации. Без нее не удастся выполнить требование Закона об архивном деле об обеспечении сохранности документов по личному составу. В статье расссказываем, как составить номенклатуру. Скачайте образец. Из этой статьи вы узнаете: Ни одно предприятие не может работать без множества всевозможных документов. Их количество растет, со временем в них становится все труднее ориентироваться. Чтобы в итоге не утонуть во всей этой бумажной массе, ее нужно систематизировать. Номенклатура дел – это систематизированный перечень, включающий все важные документы – учредительные, приказы, исходящие, входящие и т.д. Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В номенклатуре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения. Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив. Формирование номенклатуры дел обязательно не для всех. ФЗ № 125 от 22.10.2004 предписывает создавать ее всем предприятиям, передающим бумаги в госархив. К ним относятся:
Но и всем прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота. Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет полезно, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на уничтожение. Документы, которые в 2021-м нужно передать в архив или уничтожить С 26 октября в десять раз увеличили штраф для должностных лиц за нарушение правил хранения, учета и использования архивных документов и установили штраф для юридических лиц. Эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили инструкцию, какие документы можно уничтожить в 2021 году и как организовать этот процесс, чтобы компанию или директора не оштрафовали. Читать Инструкцию Различают следующие виды: 1. Типовая номенклатура. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны. Мелкие компании обычно обходятся одной номенклатурой, а крупные составляют отдельную для каждого структурного подразделения и по мере готовности объединяют их в сводную. Оформлять номенклатуру дел организации нужно грамотно и аккуратно, в особенности, если предстоит ее сдача в госархив. В документах, содержащих несколько листов, страницы нумеруются, комплект прошивается, заверяется на обороте контрольным листком с датой, количеством листов и подписью ответственного. На титульном листе, помимо стандартной общей информации, проставляется отметка об утверждении и виза директора. Завершает документ подпись сотрудника, его составившего. Закон обязывает создавать четыре экземпляра номенклатуры дел организации:
По необходимости копии рассылаются в структурные подразделения. Кадровики повышают квалификацию по новой программе Новая программа повышения квалификации Кадрового университета «Всероссийская аттестация специалистов по управлению персоналом – 2021» позволит кадровику быть в курсе последних изменений законодательства и практики по кадровым процедурам и документам. С помощью уроков вы усилите профессиональные компетенции и избежите штрафов. Программа подстраивается под вас! Вступительный тест выявит пробелы в ваших знаниях. По правильным ответам будет зачтена часть курсов и программа сократится. Пройти вступительный тест Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться. Такой документ позволяет:
Список дел, из которых будет состоять номенклатура, определите самостоятельно. Для этого распределите по видам, направлениям деятельности, тематике все документы, которые образуются в процессе деятельности организации Все дела сгруппируйте в тематические разделы. Заголовки сформулируйте так, чтобы они отражали состав дел. Номенклатура дел 2021: готовый образец с новыми сроками храненияПриказ Росархива от 20.12.2019 №236 устанавливает сроки хранения документов в организации. Поэтому ориентируйтесь на него. Кроме того учтите, что теперь документы, которые нужны для расчета и уплаты налогов, требуется хранить на целый год дольше. Такую поправку внесли в кодекс (Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ). Раньше их следовало держать в архиве не менее четырех лет. Новый срок хранения — пять лет. Он распространяется также на налоговых агентов. Чтобы правильно указать срок хранения документов в номенклатуре дел на 2021 год, отчет ведите с 1 января года, который следует за тем, когда бумаги составили или приняли к учету. Например, документ вы составили в 2021 году. Начните высчитывать срок его хранения с 1 января 2022 года. Все первичные документы и отчетность храните столько времени, сколько указано в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Учетную политику — пять лет после года, когда ее последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). В таблице вы найдете конкретные сроки. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов могут оштрафовать по статье 13.20 КоАП:
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||