Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Предисловие к описи дел постоянного хранения пример». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).
Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.
Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.
Приложение N 5. ОБРАЗЕЦ РАЗДЕЛА СПРАВОЧНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования.
В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.
Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987), а дополняют их.
Правила составления описи дел постоянного хранения
Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.
В опись N 1-с дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются дела (наряды) временного хранения, отложившиеся в деятельности суда. Порядок внесения заголовков дел в данную опись аналогичен порядку составления описей дел постоянного хранения. Систематизация заголовков дел соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
Основным регламентом, в соответствии с которым устанавливаются сроки хранения документов, является Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.
Что говорят правила работы архивов
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
В графе 1 указывается общее количество дел по личному составу за отчетный период, находящихся на ведомственном хранении. В графе 2 — указывается начальная дата документов, хранящихся на ведомственном хранении, в графе 3 указывается конечная дата. Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив.
Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов.
А в службе делопроизводства / архиве полученные от структурных подразделений описи дел необходимо регистрировать просто в валовом порядке в пределах календарного года в специально заведенном журнале или книге учета описей структурных подразделений.
Чтобы уяснить, что такое годовой раздел описи, следует сначала рассмотреть, какие комплексы материалов общего делопроизводства могут быть включены в отдельную опись. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. См. также отметку «1» в Примерах 11 и 12.
Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы – переводные таблицы, библиографии, терминологический словарь.
Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела.
Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).
Как правильно составить опись предоставляемых документов
При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).
В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также перечни с указанием сроков хранения. Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.
Составление описей дел постоянного хранения производится по определенным правилам. Дела постоянного хранения включаются в них в порядке валовой нумерации, при этом для контроля правильности внесения используется и Перечень и номенклатура дел,используемая на предприятии.
Вместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу. В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)».
В список включения официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, профессиональные термины и др. сокращения слов и понятий, употребляемые в описи.
В графе 5 указывается начальная дата дел по личному составу, находящихся на ведомственном хранении, в графе 6 — дата отчетного периода. В графе 7 указывается количество единиц хранения, хранящихся в суде сверх установленного срока ведомственного хранения — 75 лет хранения в архиве суда.
Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду или его части; к определенному периоду времени, а также поисковые данные, способствующие нахождению описи в архиве.
В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше).
Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.
Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение.
Планирование и нормативное регулирование
Работники канцелярии раскладывают описи в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись дел канцелярии, так как здесь формируется наиболее важные дела, отражающие деятельность всего учреждения.
Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.
Согласно Основным правилам работы архивов и Типовой инструкции по делопроизводству, в начале каждого нового календарного года все документы за прошлый год формируются в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.
В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.
Приложение N 11. ПАМЯТКА ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА СУДА
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Годовой раздел сводной описи дел
Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.
Опись материалов всех структурных частей за данный год объясняются, затем канцелярией учреждения в годовой раздел сводной описи материалов постоянного хранения всего учреждения за несколько лет, которая имеет валовую нумерацию дел, продолжающуюся из года в год. Каждая опись завершается итоговой записью, в которой указывается количество дел, внесенных в опись, с какого момента по какой.