Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот в ооо с нуля». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Регламент – это документ, который устанавливает правила проведения кадровых процедур, документооборота и т.д..
Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.
Правила ведения бухгалтерского учета в ООО (нюансы)
Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.
Кроме этого важно ознакомиться с методическими пособиями по составлению и ведению различных кадровых бумаг.
Качественное ведение дел очень важно, если учитывать, что каждый документ с юридической точки зрения имеет вес, так как он может выступать основанием для признания профнепригодности работника или применение в его отношении дисциплинарного взыскания. Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах.
Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения.
В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.
Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением.
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Эксперты нередко включают в этот список должностные инструкции: с одной стороны, закон не обязывает их разрабатывать, с другой — в спорных ситуациях наличие четкой инструкции поможет обосновать позицию работодателя. Все шаблоны соберите в одно приложение, его должен подписать руководитель. Затем присовокупите это приложение к регламенту о КДП.
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку работника производится в следующем порядке: В графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата увольнения.
Необходимые кадровые документы для ООО
Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек (при чрезвычайных обстоятельствах).
Теперь, когда вы знаете классификацию документов по КДП, можно выделить отдельные шкафчики для каждого типа бумаг – так будет проще найти нужный документ.
Помимо дополнения записи, на внутренней стороне обложки трудовой книжки обязательно делается пометка, на основании какого именно документа внесены эти дополнения. Необходимо указать, какое именно действие произведено (изменение или дополнение), а также привести реквизиты документа. Запись заверяется подписью кадровика или руководителя организации и печатью организации либо кадровой службы.
Теперь, когда вы знаете классификацию документов по КДП, можно выделить отдельные шкафчики для каждого типа бумаг – так будет проще найти нужный документ.
Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.
На основании производственных документов допустимо получить доказательства правонарушения или опровергнуть его наличие, они дают возможность разграничить работников и четко определить права и обязанности каждого.
Кроме этого для постановки грамотного документооборота необходимо знать:
- ФЗ от 1995 года о правилах работы с персональными данными работников;
- ФЗ № 98 с правилами о коммерческой тайне;
- ФЗ № 181 с нормами об охране труда;
- ГОСТом Р 6.30-2003, указывающим на стандарты формирования большинства документов;
- Постановление о правилах заполнения трудовых книжек и Госкомстата от 2004 года.
Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.
- Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
- Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
- Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
- Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
- Договоры о принятии на работу, контракт.
Чтобы компания эффективно работала необходимо грамотно построить делопроизводство внутри нее, чтобы учитывалось каждое передвижение бумаг и соблюдались все нормы хранения, а также их грамотного оформления.
Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.
Кадровое делопроизводство — пошаговая инструкция 2019
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным п. 4 и 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
В этом случае строку «Образование» оставляют без изменений, а в строке «Профессия, специальность» через запятую указывают «юрист». При этом руководствуются п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, в котором сказано, что дополнение записей о полученных новых профессии и специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей.
При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор.
Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.).
В маленьких компаниях этим занимается директор. Если вы – руководитель, издайте приказ и назначьте себя ответственным за КДП.
Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот.
Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.
Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.
Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии.
Для тех, у кого нет на это времени, есть альтернативный вариант – передать бухгалтерию и кадры на аутсорсинг.
Наличие сотрудников в фирме приводит к ответственности за документацию. Наша статья подходит для тех, кто только начинает деятельность руководителя или хочет навести порядок в бумагах.
Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.
Что такое кадровое делопроизводство
Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.
Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.