Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ответа на электронное письмо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.
При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно.
Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).
Правильное оформление писем — успех работы всей компании
Учтите еще то, что люди воспринимаю юмор по-разному. То, что смешно вам, не обязательно будет смешно адресату.
Станок правильно-отрезной И6022 А (аналог ГД162) Диаметр выправляемого и отрезаемого проката, мм: гладкого профиля:…
Когда человек получает письмо, ему также важно знать, необходимо ли ему его просто прочесть или же на него необходимо ответить. Поэтому, говорит Аманда Августин, указывайте в теме письма «Пожалуйста, ответьте» или «Пожалуйста, прочтите». Также вы можете использовать выражение «К вашему сведению». Оно используется, чтобы сообщить получателю о том, что ему сообщение будет интересно. Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.
Этика деловой переписки по электронной почте: основные правила
Когда вы работаете со своим коллегой на протяжении нескольких лет, между вами преобладает неформальный стиль коммуникации. При общении с новым потенциальным клиентом, тон следует сменить на формальный и уважительный.
Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.
Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв.
10 правил этикета электронной почты
Любому человеку необходимо уметь грамотно излагать на бумаге свои мысли, особенно, если это касается документов, которые направляются в адрес иных лиц, а тем более из числа руководителей.
В отношении электронной деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия: в общении по телефону, ведении переговоров и т.д.
Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.
Бывает так, что без терминологии не обойтись. Например, компания предоставляет клиентам такой продукт/услугу, как интернет-реклама, и такие понятия, как «медийно-контекстный баннер», «ключевые слова», «минус-слова», «ctr» ничем невозможно заменить, их необходимо вводить в деловой контекст и учить клиента ими оперировать.
Стандартные фразы деловой переписки
Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.
Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге.
Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.
Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге.
Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать.
Отдельно стоит упомянуть о бумаге. Если раньше, говоря о письме, вы сразу же представляли себе белоснежный конверт, опускаемый в почтовый ящик, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, в то время как электронная набирает свои обороты. Нельзя забывать и о том, что бумага для документов должна быть идеально чистой и не помятой — это вопрос репутации.
Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента.
У многих профессионалов в электронной почте есть тематические папки, а также они активно используют фильтры для поиска тех или иных писем. Поэтому, если в теме вашего письма подобных меток нет, то ваше письмо, скорее всего, будет просто не замечено. Поэтому очень важно использовать ключевые слова, отражающие тему письма, чтобы в дальнейшем получатель смог его легко найти через систему поиска.
Это сделано, потому что модерация комментариев занимает много времени, поэтому проще всего отключить комментарии.
Что такое интернет-провайдер? Когда и для чего нужен роутер? Как смартфон может стать роутером? Что такое USB модем?
В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.
Особое внимание в аспекте этичности принадлежит полю «Скрытая копия». Это наиболее «уязвимый» с точки зрения деловой этики инструмент электронного письма, т.к. это поле обычно воспринимается как инструмент тайного контроля и информирования. Адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим адресатам.
Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты.
Как выплачивать кредит и ни в чём себе не отказывать
Не используйте профессиональный сленг и аббревиатуры, если они могут смутить вашего собеседника. По правилам этикета все, что может оказаться непонятным, требует расшифровки и пояснений.
Двадцать писем — это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день.
Минфин хочет ввести единый авансовый платеж для юрлиц (деньги перечисляются на единый КБК, а затем налоговики «раскидывают» его по налогам). Удобно ли это?
Этические правила электронного общения
При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты.
По общему правилу, корпоративные адреса формируются как имя/фамилия@домен_компании. Для деловой переписки нежелательно использовать неперсонализированные адреса (info@, support@, sales@), а также адреса с неочевидным названием.
Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.
Деловая переписка по электронной почте является стандартом взаимодействия в бизнесе. Электронный диалог соответствует правилам телефонного этикета: кто инициировал общение (начал переписку), тот его и заканчивает.
В деловой переписке, как правило, не используются эмодзи (смайлики). Однако при условии установившихся хороших отношений и неформального общения некоторые базовые эмодзи могут использоваться, но крайне редко.
Отвечая на письмо, формируйте историю переписки, так собеседник сможет при необходимости освежить в памяти, о чем шла речь ранее.
Его лучше не употреблять в деловой переписке. За исключением, если вы знаете собеседника достаточно хорошо.
Из-за того, что сейчас общение происходит и в социальных сетях, многие правила этикета нивелируются. Это может иметь пагубные последствия для вашего бизнеса.
17 правил написания темы электронного письма
Дмитрий Леонов, вице-президент компании SaneBox, рассказал, что около 50% писем просматриваются с мобильных телефонов. Учитывайте это, и пишите самое главное в самом начале темы письма. В противном случае, в 50% случаев важные части сообщения могут быть просто обрезаны мобильными устройствами и не прочтены получателями.
В письменной речи (особенно деловой) особую важность приобретает грамотность. Когда вы просто разговариваете с человеком, достаточно лишь избегать нарочитых речевых ошибок и грубостей, правильно расставляя ударение. На письме же могут стать явными все ваши пробелы в знании русского языка.
Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать.