Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы должны быть у работодателя». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности. Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров.
Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества. То есть гмы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали. Адрес может не совпадать с местом нахождения ООО.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись.
Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки
Специалисты компании «Консалт», готовы взять на себя всю работу по ведению кадров и делопроизводству.
Но одним только подтверждением или опровержением определенных юридических фактов значение кадрового делопроизводства не ограничивается. Своевременное и полное ведение всей необходимой документации по работникам дает возможность принимать обоснованные управленческие решения, что приводит к повышению эффективности работы, а значит и к увеличению прибыли компании.
Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено.
Документы в кадрах обязательные
Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп.
За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.
То же самое касается и остальных документов. Если пойти по этому пути, то и закон не будет нарушен и споры с работником должны сойти на «нет». Другое дело, когда компания сталкивается с откровенной безграмотностью нового начальства своего бывшего сослуживца. Дело в том, что большинство из этих бумаг он требует не по своей личной инициативе, а по требованию коллег из другой компании.
Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.
Какие кадровые документы должны быть у ип
Выдачу документации работникам и порядок работы бухгалтера-кадровика регламентируется статьей 62 Трудового Кодекса РФ.
Она содержит информацию о том, когда, где и кем работал человек. Этого документа может не оказаться у будущего сотрудника, если он:
- трудоустраивается впервые в жизни;
- утерял свою трудовую книжку.
В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет.
Это ламинированная карточка зеленого цвета с номером индивидуального лицевого счета, куда работодатель будет отчислять взносы для будущей пенсии работника. Такой документ на каждого гражданина, работающего по трудовому договору, оформляют работники отдела кадров или бухгалтерии.
В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет.
Оформление на работу, перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов.
ЕСХН Это отдельно разработанный налоговый режим исключительно для тех предпринимателей, которые связаны с сельскохозяйственной продукцией.
А при отказе не подходящему кандидату в приеме на работу будет полезно сослаться на существующую должностную инструкцию.
Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.
Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами).
Святая обязанность любой организации — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.
Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП.
Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.
Учетные и отчетные документы организации и ИП
Эти и множество других параметров являются определяющими в вопросах полного перечня всего, что может потребовать будущий работодатель. Существует список документов, которые обязательно надо взять с собой, направляясь в отдел персонала.
Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании — сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг.
Я считаю их пережитком. К тому же в больинстве своем они составляются не правильно, не описывая контрольные точки бизнес процессов. «отвечает за работу отдела» — часто приходится видеть в таких документах.
Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие.
Обязательные кадровые документы
Это вполне законно и справедливо, если работник принимается на должность, которая предполагает определенные знания и умения. Например, при трудоустройстве врачей, учителей, водителей.
Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.
Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР, выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР формы СЗВ-К. Чаще всего, использование услуг таких организаций обходится куда дешевле найма отдельного кадрового специалиста, для которого еще потребуется организовать рабочее место, постоянно выплачивать заработную плату и следит за тем, чтобы сотрудник качественно выполнял свои обязанности.
Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.
Работодатель не может отказать в выдаче копий, выписок или справок работнику, который уже уволился из организации. Отказавший в этом работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать.
Все кадровые документы должны по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормативам, рекомендациям, установленным законом.
Отсутствие к/у или ошибки в его ведении грозят предпринимателю штрафными санкциями, предусмотренными административным, уголовным и трудовым законодательством. Не все, кто трудится в сферах, предполагающих наличие медицинской книжки, обязаны ее иметь. Например, больничному садовнику или охраннику детского сада разрешается работать, не имея санитарной книжки.