Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Является ли копия паспорта персональными данными». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для начала разберемся, что такое персональные данные. Это прямые или косвенные сведения, которые неразрывно связаны с личностью и позволяют идентифицировать ее. В повседневной жизни чаще всего мы передаем наши ФИО, паспортные сведения, информацию о работе, номер телефона и пр.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Обычно компании, у которых при заключение договора в перечне необходимых документов значатся личные данные директора (учредителей, аффилированных лиц) еще берут согласие на обработку персональных данных (отдельный документ).
Копию паспорта работодатель может хранить только с согласия работника
По закону персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу. Любой, кто получает и использует сведения о других людях, становится оператором персональных данных и должен соблюдать требования закона.
По закону оператор должен получить письменное согласие на обработку персональных данных, если эти данные не нужны суду или гос. органам (ст. 6 Закона о персональных данных). В согласии должны быть прописаны данные, которые от вас требуются, и цель, для которой они нужны.
Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.
В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
Таким образом, обмен любыми документами между контрагентами может быть только добровольным. По взаимному согласию стороны могут обмениваться любыми видами документов, в том числе можно передать и копию паспорта директора (но от него при этом контрагент должен получить согласие на обработку его персональных данных).
Что такое персональные данные и что к ним относится
Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Копия паспорта руководителя содержит данные о нем и образец его подписи, что позволит контрагенту проверить информацию о нем (по реестру дисквалифицированных лиц), а образец подписи позволит определить, что документы по сделке подписываются уполномоченным лицом (лицами).
По закону общедоступные ПД нельзя скрывать. Что касается обезличенных интернет-данных, то они не являются собственностью человека.
Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
Чтобы снять ограничения в некоторых платежных системах, достаточно предъявить фото паспорта. В этом случае вы рискуете стать участником дел о незаконной торговле или финансировании терроризма.
Однако согласно позиции налоговых органов и примерам из судебной практики налогоплательщик должен проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента.
Да, необходимо разрешение владельца. По закону, работодатель не имеет права требовать от кандидата раскрывать специальные ПД. Исключение – служба в вооруженных силах и участие в политической деятельности.
Статьей 13.11 КоАП РФ установлена ответственность в области нарушения законодательства о персональных данных, частью второй предусмотрена ответственность за обработку персональных данных без согласия субъекта этих данных в письменной форме. За данное правонарушение предусмотрен штраф в размере:
- на граждан — от 3 до 5 тыс. рублей;
- на должностных лиц — от 10 до 20 тыс. рублей;
- на юридических лиц — от 15 до 75 тыс. рублей.
Какие документы запрещено хранить в личных делах работников
Указанные нормативные правовые акты подлежат официальному опубликованию, за исключением нормативных правовых актов или отдельных положений таких нормативных правовых актов, содержащих сведения, доступ к которым ограничен федеральными законами.
Подробно разберем оба. И так как использование средств автоматизации везде и всегда — эта наша цель (т.к. именно они позволяют существенно уменьшить постоянный затраты и количество ошибок), начнем рассмотривать именно автоматизированную обработку.
Отпечатки пальцев, сведения о состоянии здоровья, наличие татуировок, пирсинга, родинок или иных особых примет, данные ДНК, группа крови, фото- и видеоматериалы.
Современные СКУД состоит из программно аппаратного комплекса, который позволяет среди прочего сканировать и распознавать документы посетителей предприятия, прикрепляя их к гостевой карте доступа (идентификатору).
ФИО и другие паспортные данные, сведения об образовании, месте работы, составе семьи, размере доходов и т. д.
Без Вашего согласия копию Вашего паспорта делать не имеют права! Запрещено обрабатывать, хранить и распространять информацию о гражданине РФ без его согласия (за исключением общедоступной информации).
Во-вторых, не давайте делать копии всех страниц паспорта. Первой страницы и страницы с пропиской обычно достаточно.
При хранении биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных должна обеспечиваться регистрация фактов несанкционированной повторной и дополнительной записи информации после ее извлечения из информационной системы персональных данных.
В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.
Объявления на НН.РУ — Для детей
Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников. Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?
Статья 11 указывает,, что в случае обработки биометрических персональных данных обязательным является письменное согласие. Как мы писали выше в процессе оформления пропуска делается скан копия паспорта или иного документа подтверждающего личность с фотографией, именно фотография является носителем биометрических данных.
Сбор и последующее хранение указанных данных относятся к обработке персональных данных, в соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных: обработка этих данных производится с согласия субъекта персональных данных. Следовательно, обязательным условием для сбора и хранения копии паспорта контрагента является получение его согласия.
Эти данные нужно собирать и обрабатывать только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником.
Как хранить копии документов в личных делах работников в России
Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Зарплаты».
За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.
Требование персональных данных директора юридического лица, является излишним проявлением должной осмотрительности перед заключением договора, на которой настаивают налоговые органы. Так как проверку добросовестности контрагента, согласно разъяснениям Минфина России, возможно доказать с помощью следующих документов:
- копии свидетельства о постановке контрагента на учет в налоговом органе;
- документа, подтверждающего занесение контрагента в ЕГРЮЛ;
- доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия лица на подписание договоров;
- сведений о деятельности контрагента из официальных источников.
Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).
Эти данные вместе с данными о времени входа и выхода будут хранится в базе данных программного обеспечения.
Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.
Особенности обработки специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных устанавливаются соответственно статьями 10 и 11 настоящего Федерального закона.
Свидетельство о регистрации СМИ ЭЛ № ФС77-70272 выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) 10.07.2017 г.
Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н).
Могу ли я потребовать с организации письменное обязательство о неразглашении моих персональных данных?
ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Операторами и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
Как обезопасить себя от несанкционированного распространения Ваших данных, чтобы копиями Ваших документов не воспользовались, например, при оформлении кредита или какого – либо договора или услуги?
Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.