Докладная записка образец Беларусь в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Докладная записка образец Беларусь в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2. О приеме на работу Шубович А.Ю.

2.1. Отличия от объяснительной записки

3. Образец докладной записки в Беларуси

4. Что писать: докладную или служебную записку?

5. Докладная записка: для чего нужна и как составить

6. Довожу до вашего сведения: образец служебной записки 2022 года

7. Что мы знаем о записках в делопроизводстве

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

сведения об организации-отправителе;
присвоенный документу номер;
город, в котором составлена докладная;
подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Документ обычно составляется для достижения следующих целей:

Исправление ситуации. Это касается обстоятельств и фактов, которые не относятся непосредственно к сотруднику, но, но его мнению, могут воспрепятствовать успешной работе предприятия.
Повышение собственной работоспособности. Пишется сотрудников в том случае, если ему что-то мешает эффективно исполнять служебные обязанности, и он предлагает варианты решения проблемы.
Снятие с себя ответственности. Касается ситуаций, когда сотрудник доводит определенную информацию до вышестоящего руководства, тем самым снимая с себя ответственность за устранение последствий нештатной ситуации.
Защита собственных прав и интересов. Документ используется как средство мирного урегулирования ситуации.

Документ не имеет законодательно утвержденной формы, но она может быть разработана на предприятии и утверждена приказом руководителя. Записка должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные стандартными правилами делопроизводства (должности и ФИО адресата и составителя, заголовок, дату составления и пр.). Также она может иметь следующие смысловые блоки:

Фактический. Констатируются причины обращения с описанием сопутствующих факторов и обстоятельств.
Аналитический. Дается краткий анализ ситуации с описанием возможных последствий случившегося и способами устранения проблем.
Резюмирующий. Составитель излагает свое мнение, доводы, а также конкретные предложения по разрешению ситуации.

Могут составляться не только в текстовом, но и в табличном формате.

Директору ООО «Торговый мир»
Петрушкевичу А.Т.
начальника отдела логистики Иванова В.И.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Гришин Андрей Федорович, грузчик инструментального склада, 20.02.2019 г. после 14 часов нарушил трудовую дисциплину, отсутствуя на рабочем месте без уважительных причин.

В письменном объяснении работник указал заведомо недостоверные и ложные сведения, что может свидетельствовать о безответственном отношении к работе. Ввиду того, что подобный проступок совершен им дважды в течение текущего квартала, предлагаю уволить Гришина Андрея Федоровича за нарушение трудовой дисциплины.

Дата Начальник отдела логистики ____ (Иванов В.И.)

О приеме на работу Шубович А.Ю.

При оформлении докладной записки избегайте «вступительных речей»: не нужно писать «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что…» и т.д.

Юридический отдел Директору ООО «Свиль»

Афанасевичу О.Н.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

08.02.2016 № 25

г. Минск

О командировании

В связи с необходимостью представления интересов ООО «Свиль» в экономическом суде Могилевской области по делу № 4712-Х/2016 при рассмотрении судебного спора прошу с 11.02.2016 по 12.02.2016 командировать Иванова А.А., юрисконсульта I квалификационной категории, в г. Могилев.

Приложение: копия определения о принятии искового заявления и возбуждении производства по делу от 21.01.2016 № 21 на 1 л. в 1 экз.

Начальник юридического управления Подпись Н.В. Галицкая

Справочно:

предложение о направлении в служебную командировку за границу оформляется в виде письма или докладной (служебной) записки.

В Инструкции № 4, а также в унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, его можно встретить в документообороте многих организаций. Является ли использование такого вида документа неправомерным? Нет. Объясним, почему.

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Справочно:

УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

Так, служба документационного обеспечения (ДОУ) либо кадровая служба осуществляет разработку:

табеля и альбома унифицированных форм документов организации;
и проектирование бланков документов;
мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации).

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации (например, в инструкции по делопроизводству организации) (часть вторая подп. 138.2 п. 138 Инструкции № 4).

В целях документационного обеспечения разных процессов организация может разработать формы необходимых документов самостоятельно и утвердить их приказом руководителя организации. После разработки их следует включить в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указать их в инструкции по документообороту организации.

При составлении служебной записки следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 в целях единства оформления управленческой документации.

Важно!

Правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

Внешнеэкономическая деятельность

Урегулирование споров

Договорная деятельность

Взаимодействие с государством

Задолженность и компенсации

Согласно п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях¹докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут составляться:

по основной деятельности (о выполнении плановых заданий);
личному составу (о перемещении работника на другую работу, о поощрении);
административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта).

КСТАТИ

При составлении и оформлении докладных записок следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству, Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»², Унифицированной системой организационно-распорядительной документации³.

¹ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 13.03.2019; далее — Инструкция по делопроизводству).

² Утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

³ Утверждена приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (в ред. от 24.03.2008; далее — УСОРД).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 9 (224), сентябрь 2019 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

Аллюрова А.А., 10-А класс.
Галопов Г.Г., 9-Б класс.
Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Служебная записка внутренний документ организации. Однако, служебная записка отличается тем, что в ней отсутствуют вопросы с выводами и предложениями составителей. При помощи нее излагают информацию о выполнении какой-либо работы. Она направляется от одного должностного лица к другому.

Отличия от объяснительной записки

Объяснительная — также разновидность внутренней документации. В ней составитель объясняет причины совершения какого-либо действия, объясняет факт или случай, происшествие. Она предоставляется высшему должностному лицу.

Образец докладной записки в Беларуси

Написать докладную может любой сотрудник, не соблюдая принципа субординации. Например, руководители звеньев могут вести свою игру, о которой «высшее» начальство не знает. Поэтому даже работник низшего звена вправе доложить директору предприятия о произволе начальника отдела.

Докладную записку используют, когда нужно:

сообщить о возникшей проблеме производственного или хозяйственного характера или чрезвычайном происшествии;
пожаловаться на коллег;
выразить мнение;
предложить способы улучшения деятельности;
отчитаться о проделанной работе;
получить разрешение руководства.

Записка может быть не только внутренней, но и внешней. Например, если нужно поблагодарить работника сторонней фирмы.

Не стоит путать докладную записку со служебной или объяснительной. Докладная передает информацию «по вертикали» — от нижестоящего персонала к руководящему составу. Служебную используют для распространения информации между отделами, а объяснительную — для изложения работником причин нарушения правил внутреннего распорядка.

Получив докладную, руководитель принимает решение. Свою волю он выражает резолюцией на этой же записке. Документ имеет юридическую силу и является основанием для выполнения дальнейших действий.

После того как вопрос решен, записку подшивают для хранения на 3-5 лет в книгу с приказами, заявлениями, справками, служебками или к документам, которые составлены на основании этой докладной, например, в дело о служебном расследовании.

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.

Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

Обычно пишется в случаях:

наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

Что писать: докладную или служебную записку?

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
в середине — название документа;
информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении должностных обязанностей

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении трудовой дисциплины

Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавцом отдела детских товаров Ивановым Григорием Дмитриевичем было допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва Иванов Г.Д. не вернулся на рабочее место и отсутствовал до конца рабочего дня (с 14-00 до 18-00 часов). Никаких уважительных причин своего отсутствия Иванов Г.Д. не озвучил, оправдательных документов не предоставил.

Прошу привлечь Иванова Д.Г. к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины.

Администратор магазина (подпись) Давыдова И.В.

15.02.2019 г.

Докладная записка: для чего нужна и как составить

\n\n

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

\n\n

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника Законодательные основы Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс.

Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041 Специфика докладной Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения.

Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Довожу до вашего сведения: образец служебной записки 2022 года

Важно Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа.

Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Докладная записка имеет следующие реквизиты: Рассмотрим правила оформления докладной записки и входящих в нее информационных элементов с учетом специфики этого документа.

В компании планируется ввести дресс-код. Что нужно знать? [№ 10 (189), октябрь 2016]

Социально-психологический климат как эффективный и бесплатный способ нематериальной мотивации [№ 7 (186), июль 2016]

Актуальные вопросы применения аутплейсмента в организации [№ 4 (183), апрель 2016]

Организация питания работников [№ 7 (174), июль 2015]

Кадровая оптимизация при сокращении расходов в организации [№ 4 (171), апрель 2015]

Дресс-код как визуальная составляющая корпоративной культуры [№ 12 (167), декабрь 2014]

Нормативная численность работников кадровой службы предприятия [№ 12 (143), декабрь 2012]

Текучесть кадров организации: проблемы и решения [№ 10 (141), октябрь 2012]

Возможные пути разрешения конфликта. [№ 6 (41), июнь 2004]

Управление процессом адаптации новых сотрудников [№ 9 (32), сентябрь 2003]

Кому? За что? Сколько? [№ 5 (28), май 2003]

Аутсорсинг: практика решения проблем [№ 3 (26), март 2003]

Во что играют на предприятиях? [№ 2 (25), февраль 2003]

Внутренний PR — игра или необходимость? [№ 1 (24), январь 2003]

Коучинг: новые горизонты менеджмента [№ 10 (21), октябрь 2002]

Необходимо уметь не только защищаться от принуждения к интимным отношениям, но и не давать кому бы то ни было повода для измышлений на подобную тему. [№ 9 (20), сентябрь 2002]

Отбор после подбора. Секреты адаптации [№ 8 (19), август 2002]

Скрытое управление и манипулирование в системе «руководитель — подчиненные» [№ 6 (17), июнь 2002]

Мотивировать — не только платить [№ 5 (16), май 2002]

Нетрадиционные методы в обучении персонала организаций [№ 4 (15), апрель 2002]

Прежде чем обучать персонал, научите его учиться [№ 3 (14), март 2002]

Психологическое тестирование: «за» и «против» [№ 2 (12), февраль 2002]

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ [№ 11 (9), ноябрь 2001]

Управленческое консультирование:мифы и реальность [№ 6 (4), июнь 2001]

« Первая ← Пред.1След. → Последняя (1) »

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2002/5/296/

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
сообщение о направлении в командировку;
предложение о дополнительном премировании;
информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что именно необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Что мы знаем о записках в делопроизводстве

Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности. При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.

Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.

Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка. Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег. При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.

Теперь наглядный пример.

Директору ООО «ДомСтрой»
Сергееву Сильвестру Павловичу
от руководителя отдела продаж
Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.

Или, более конкретное предложение…

На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

24.10.2020 г.

Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса. Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка. Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству. Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.

Докладная записка

Докладываю, что 25.11.2021 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не вышел на работу, предварительно не оповестив меня, своего непосредственного руководителя. Когда я позвонил ему с целью выяснения причины отсутствия, тот грубо ответил и завершил вызов.

Прошу Вас привлечь этого сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

25.11.2021 г.

При трудоустройстве соискателя должны проинформировать о правилах внутреннего трудового распорядка организации (ПВТР), ознакомить с имеющимися нормативными актами, рассказать о служебных обязанностях, графике работы и т.д. Подписывая договор, работник обязуется эти правила выполнять. Подпись подразумевает, что работник ознакомлен с правилами трудовой дисциплины. В случае их нарушения сотрудник может понести разные наказания в зависимости от тяжести проступка: от выговора или депремирования до увольнения.

Докладная записка о прогуле составляется в рамках внутреннего расследования инцидента. В ходе мероприятия фиксируются факты произошедшего, составляются соответствующие документы, оформляется и служебная записка о нарушении. Посмотреть образец, и скачать документ вы можете по данной ссылке.

Необходимо, чтобы докладная была передана руководству, иначе она будет считаться недействительной. Лучше передать ее непосредственно в руки директору или руководителю нужного подразделения. В отсутствие руководителя на рабочем месте, справку стоит отдать секретарю, который, в свою очередь, передаст ее необходимому сотруднику высшего звена.

Записка, являясь внутренним документом организации, позволяет обеспечивать горизонтальные связи между разными отделами. В данном случае – проинформировать руководство о внештатной ситуации, которую инициировал тот или иной сотрудник. Руководство, в свою очередь, обязано этот документ рассмотреть и предпринять необходимые действия для устранения неполадки. Поскольку речь идет о докладной записке, действия должны быть совершены в отношении сотрудника. Решение о введении (или не введении) наказания принимает руководство: провинившемуся сотруднику может грозить как дисциплинарное взыскание, так и увольнение из организации.

Законодательно форма и причина написания документа не регламентируются, но унифицированная форма составления документа может быть утверждена локальными актами организации. Среди причин написания записки, как правило, выступают:

Наличие у сотрудника необходимости выразить свою точку зрения в случае возникновения продолжительной конфликтной ситуации;
Появление у инициативного работника идеи по улучшению организации, как по созданию лучших условий труда, так и по общей рационализации производственной деятельности;
Появление необходимости привлечь внимание руководства в случае проступка кого-то из сотрудников: будь то некорректное поведение или невыполнение поставленных перед ним производственных задач;
Неправомерная передача полномочий подчиненным;
Несогласия работника с тем или иным решением руководства организации;
Возникновение ситуации, которая могла принести организации материальный или иной ущерб;
Достижение сотрудником определенных успехов, за которые, по его мнению, он должен быть награжден (премирование и т.д.);
Возникновение споров административного или производственного характера;
Появление необходимости в создании отчета, фиксирующего определенный этап деятельности организации и т.д.