Какие документы выдаются работнику при увольнении в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдаются работнику при увольнении в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

2. Комплект документов, который выдают сотруднику при увольнении

3. Документы при увольнении сотрудника

4. Документы при увольнении сотрудника в 2021 году

5. Увольнение: какие документы выдать сотруднику

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):

Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:

Этот документ необходимо предоставить работнику в процессе окончательного расчета. И он должен содержать информацию относительно того, какие именно начисления и удержания (ст. 136 и 140 ТК РФ) были произведены при этом. Образец расчетного листка создается и утверждается работодателем.

Когда трудовая книжка сотрудника подлежащего увольнению ведется с использованием бумажного носителя, то ее необходимо вернуть в последний день выполнения им своих обязанностей. В том числе, если этому дню предшествовал отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Информация относительно необходимых записей, что следует внести в трудовую книжку в ходе увольнения смотрите в соответствующей статье «Правильное оформление трудовой книжки: образец и правила».

Тогда как в случае использования сотрудником трудовой книжки в электронной форме, процедура несколько другая. В последний день следует выдать сведения согласно форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; «Заполнение формы СТД-Р и выдача ее сотруднику).

Оформление данного документа допустимо как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо заверить данный файл посредством усиленной квалифицированной электронной подписи. Имейте в виду, что работник имеет право выбора относительно того, каким способом он должен получить в процессе увольнения форму СТД-Р. Что он и обязан сделать, оформив надлежащее заявление (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Важно! В том случае, если работник использует трудовую книжку в бумажной форме, то выдача ему СТД-Р не обязательна. Согласно письму Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Является ли необходимостью выдача СТД-Р в случае отказа от электронной трудовой книжки»).

Документ формируется за отчетный год вплоть до даты увольнения. В него следует перенести информацию о нанимателе и самом работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Эту выписку необходимо заверить по вышеописанной процедуре (т.е. нужна подпись, ФИО и должность доверенного лица, печать организации если имеется, дата составления).

Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах. Поскольку это облегчит диалог бывшего работника с будущим нанимателем.

Совет! В состав комплекта документов следует включить справку о доходах в количестве нескольких экземпляров.

Кроме того, существуют некоторые ситуации, предусматривающие передачу работнику дополнительных документов.

В случае перевода страховых взносов в накопительную часть пенсии сотрудника, то необходимым является оформление выписки из формы ДСВ-3. В которой следует отразить данные за квартал до увольнения. В том случае если на работника была оформлена медицинская книжка, то ее следует выдать при увольнении, согласно письму Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32. Вне зависимости от того за чей счет она была оформлена.

Точно также нужно отдать бывшему сотруднику оригиналы всех документов, что он передал за время найма. Например, медицинские справки, сертификаты, дипломы и прочее.

Внимание! Все вышеперечисленное должно быть выдано работодателем по собственной инициативе. Исключением является только справка о доходах.

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.

Гражданам, уволенным по причине сокращения штата предприятия, выплачивается выходное пособие. Размер выплат равен заработной плате, которую сотрудник получал в организации. Пособие выплачивается в течение трех месяцев после увольнения или до тех пор, пока человек не найдет новую работу.

Комплект документов, который выдают сотруднику при увольнении

Руководитель организации должен знать Трудовой кодекс РФ, следить за его изменениями и новыми поправками. При расторжении договора с сотрудником нужно учитывать некоторые нюансы:

Работодатель может перевести подчиненного на работу в другую организацию, что также будет считаться увольнением;
Срочный контракт с работником расторгают не только по причине завершения его действия, но и по окончанию выполнения заданного объема работ;
Директор организации, как ответственное лицо, обязан при увольнении передать дела новому руководителю. Срок отработки для граждан, занимающих высокие посты, составляет 1 месяц;
Основанием для увольнения по желанию сотрудника может быть реорганизация предприятия, смена руководства, переезд производства в другой регион.

Чаще всего требуется для постановки на учет в центр занятости, т.к. на основании этих сведений назначаются пособия. Справку следует запросить, если сокращение работника происходит по причине ликвидации предприятия: взять ее позже будет намного сложнее, если фирма прекратит существовать.

ВНИМАНИЕ! Допустимо составление документа в произвольной форме. Если бланк содержит нужные сведения об организации и данные для расчета размера и сроков выплаты пособия, отказать в принятии такой справки нельзя.

Содержит сведения о начислениях и удержаниях страховых взносов за два последних календарных года, а также показывает количество дней временной нетрудоспособности и декретного отпуска. Документ потребуется для:

назначения пособия по временной нетрудоспособности;
расчета оплаты дней декретного отпуска;
оформления пенсии;
назначения социальных дотаций.

Форма утверждена приказом Минтруда от 30.04.13 №182н. Скачать бланк можно здесь.

Информация о страховом стаже и взносах в Пенсионный фонд содержится в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Поскольку эти формы охватывают всю списочную численность работников фирмы, то при увольнении составляются выписки из них на конкретного работника. Они нужны для подтверждения пенсионных взносов и начисления страховой пенсии.

Форма СЗВ-М отражает информацию за последний месяц работы сотрудника. По письменному запросу выписка может охватывать и больший период, но не ранее 2016 года.

Бланк утвержден постановлением Правления ПФР от 01.02.16 №83п. Скачать образец можно здесь.

Бланк СЗВ-СТАЖ содержит более подробные сведения о застрахованном лице. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.17 №3п. Выборка делается за текущий год, по письменному запросу увольняющегося может включать сведения за другие периоды работы, но не ранее 2017 года.

В день расторжения контракта работодатель обязан выдать на руки сотруднику все запрашиваемые документы. Если запрос поступает после увольнения, то на его исполнение дается три рабочих дня.

Руководство компании не несет ответственности за задержку выдачи документов при увольнении сотрудника, когда:

бывший сотрудник осужден и отбывает наказание;
не выходит на связь и уволен по причине прогула;
расторгается трудовой договор с женщиной, находящейся в декретном отпуске.

Если бывший подчиненный не явился за документами, руководство обязано направить заказным письмом по адресу его проживания уведомление о необходимости получения справок.

В перечень обязательных док-тов, которые выдаются без заявления сотрудника в последний рабочий день, входит:

трудовая книжка;
расчетный листок;
справка о зарплате за два года;
СЗВ-М;
СЗВ-СТАЖ;
ДСВ-3 (не всегда);
СТД-Р;
расчет по страховым взносам.

Рассмотрим все детально.

Разберемся, какие дополнительные документы может взять работник. В некоторых случаях в организации хранятся личные документы сотрудника. Учреждение обязано выдать следующие документы:

сертификаты и дипломы о повышении квалификации;
копии лицензий и разрешений на занятие определенной деятельностью;
наградные листы.

При увольнении работник имеет право их забрать, в его личном деле должны быть копии таких документов.

Работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать:

Трудовую книжку.
Справку о средней заработной плате по форме 182н.

Документ содержит сведения о суммах дохода, которые были выплачены работнику в течение двух календарных лет до момента увольнения. Поскольку эти данные будут использоваться впоследствии для расчета возможных больничных листов по новому месту работы, то в ней выделяются:

сумма страховых взносов на ФСС, которая была удержана из заработка;
количество дней, за которые взносы не удерживались (дни временной нетрудоспособности, ухода за больным членом семьи, периода по беременности и родам и т.д.).

Как сделать дубликат, если трудовая книжка утеряна?

Документы при увольнении сотрудника

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:

справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.

остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).

Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.

Любое нарушение порядка увольнения, в том числе отказ или задержка выдачи необходимых документов, влечет наказание работодателя. Соблюдение правил и сроков предоставления обязательных справок и трудовой книжки является обязанность организации.

Для того, чтобы можно было доказать нарушение сроков, следует придерживаться следующего порядка:

заявление с просьбой о выдаче документов составьте в двух экземплярах и потребуйте отметить получение на вашем экземпляре (при направлении заявления почтой используйте уведомление о получении);
дождитесь трех рабочих дней, которые отводятся на подготовку и выдачу документов по закону;
при отсутствии справок в указанный период составьте и направьте жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру (допустимо одновременно направить в обе инстанции).

Рассматривается в течение 30 дней с момента получения жалобы. В этот период действия работодателя подвергаются проверке.

Как написать жалобу в трудовую инспекцию на работодателя?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Помните, что запись об увольнении в трудовой книжке должна быть правильно оформлена, для проверки используйте эту статью.

При увольнении работодатель обязан предоставить следующие документы, даже если работник не указывал их в заявлении:

трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности у данного работодателя по форме СТД-Р, если работник отказался от бумажной трудовой книжки (ч.4 ст. 84.1)
справка о сумме заработной платы и иных выплат по установленной форме (Приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н);
документы, содержащие сведения о работнике, предусмотренные законодательством о персонифицированном учете. Для этого следует использовать формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ *(1), в которые включены сведения только об увольняемом работнике.
сведения для постановки на воинский учет по установленной форме *(2), утвержденной. Данный документ выдается не всем. Это касается работников, которые подлежат воинскому учету и не имеют регистрации по месту жительства и месту пребывания.

Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020г. N 23н. В ней отражается информация о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д. Можно считать СТД-Р выпиской из электронной трудовой книжки.

Если сотрудник не отказался от трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель не обязан предоставлять СТД-Р (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020г. N 14-2/ООГ-8465). Сведения о трудовой деятельности выдаются в печатном экземпляре, заверенные подписью руководителя и печатью организации, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 66.1 ТК РФ).

Документы при увольнении сотрудника в 2021 году

По письменному заявлению работника должны быть предоставлены копии документов, связанных с работой:

- заверенная копия приказа о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
- справка о доходах и суммах НДФЛ по форме 2-НДФЛ;
- справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для определения размера пособия по безработице *(3).

Данный перечень является открытым, поэтому работник имеет право потребовать копии приказа о приеме на работу, приказа о переводах, выписку из трудовой книжки, копию трудового договора и т.д. (ст. 62 ТК РФ).

Все документы, как обязательные к выдаче, так и указанные в заявлении работника, должны быть предоставлены в день увольнения. Если запрос на выдачу документов поступил в день увольнения или позже, предоставить их нужно в течение 3 дней (ст. 63 ТК РФ).

Иногда работник не может получить документы лично. В этом случае работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документами или отправить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (ч. 6 ст. 84.1 ТК). Со дня направления уведомления или письма организация не несет ответственность за задержку выдачи документов сотруднику.

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

трудовую книжку;
информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
приказ об увольнении.

Важно При этом из всего перечисленного лишь медицинская и трудовая книжка, которые принадлежат самому работнику, предоставляются в виде оригинала. Со всех прочих бумаг снимается копия.

Работодателю необходимо в обязательном порядке выдать работнику этот документ при увольнении. В него требуется внести последнюю запись об этом расторжении отношений. Все предыдущие записи, которые были сделаны уполномоченным сотрудником на данном предприятии, должны быть удостоверены подписями, как самого работника — владельца книжки, так и нанимателя.

Предварительно увольняющемуся следует внимательно ознакомиться с содержимым документа, относящимся к этому периоду. Если он обнаружит неточности, ему следует попросить их исправить.

Медицинская книжка сотрудника — это еще один документ, для которого установлена норма, в соответствии с которой предприятию требуется возвратить ее ему при увольнении. Это относится и к тому случаю, когда книжка на работника была оформлена в данной компании.

Внимание При этом предприятие не имеет права требовать с увольняющегося оплаты, предусмотрена обязанность вручить её бесплатно.

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

по нетрудоспособности в случае болезни;
по беременности и родам;
в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

информацию о данном юридическом лице;
сведения о самом сотруднике;
размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

собственно зарплату;
премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
доплаты и надбавки;
комиссионные;
«тринадцатую зарплату».

Также при увольнении необходимо вручить бумагу о трудовом стаже в соответствии с недавно принятой формой СЗВ-М. В ней содержатся данные за месяц перед увольнением, он требуется, чтобы обеспечить точность начисления сотруднику пенсии.

В эту бумагу включаются следующие разделы:

сведения о работодателе;
информация об отчетном периоде;
сведения о сотруднике (ИНН и СНИЛС).

Информация В общем случае подобная бумага регулярно составляется на всех работников, однако при увольнении вписываются только данные этого лица, но не всех прочих.

Отчет СЗВ-Стаж имеет значение сходное с формой из предыдущего раздела. Она также содержит информацию о стаже персонала и подается в Пенсионный фонд России. И ее также при увольнении выдают исключительно данному сотруднику.

При этом для данной формы установлено, что ее подача необходима, даже если лицо в течение определенного периода не получало заработную плату.

Увольнение: какие документы выдать сотруднику

Окончательный расчёт должен подтверждаться. Для этого по статье 136 ТК РФ работодатель выдаёт расчётный лист. В таком документе фиксируются: все начисления, удержания и итоговая сумма к выплате.

Этот документ выдают в день прекращения трудовых отношений. Если его предоставление по каким-то причинам невозможно, например, работника нет на месте, то в таком случае ему отправляют уведомление. В целом порядок действия здесь аналогичен тому, что происходит с трудовой книжкой.

Это новый документ, который начали выдавать только с 2018 года. Он подтверждает общий страховой стаж для ПФР РФ. Отчасти данная форма пришла на замену существовавшему ранее документу РСВ-1.

Предоставлять такой документ обязаны все работодатели, вне зависимости от того, идёт ли речь о юридическом лице или об индивидуальном предпринимателе. От оформления этого документа освобождаются только ИП в отношении себя.

Это ещё один документ, который потребуется в дальнейшем для начисления пенсии. Работодатель обязан его предоставлять в новом виде с 2016 года. Такой отчёт позволяет отслеживать трудящихся пенсионеров и своевременно индексировать им выплаты тогда, когда они перестанут официально работать. Тем не менее сбор соответствующих данных нужен всем.

Работодатель также обязан выдать персонифицированный расчёт страховых взносов по конкретному работнику. Соответствующие данные предоставляются в день увольнения в форме выписки. Если работник по каким-то причинам отсутствует, то он может зайти за этим документом позднее.

В определённых случаях трудоустройство предполагает, что медицинская книжка работника будет находиться у работодателя. В таком случае при расторжении трудовых отношений её тоже нужно выдать.

Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.

Юридическое лицо за невыдачу документов в 2021 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.

Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.

Главное требование в этом случае предъявляется к дате, стоящей на заявлении сотрудника, который решил уволиться по собственному желанию.

Сотрудник обязан в этом случае подать заявление не позже 14 календарных дней до даты увольнения. Причем отсчет ведется со следующего дня после получения заявления от работника. Сотрудник не лишается права в течение этого срока отозвать свое заявление.

Уволиться без отработки или с отработкой меньше чем 14 дней, возможно только при согласии работодателя.

После того как работодатель принял решение о дате увольнения сотрудника следует такой алгоритм действий:

издать Приказ об увольнении — используйте унифицированную форму № Т-8 или самостоятельно разработанную форму;
если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, внесите запись об увольнении;
внести запись об увольнении в личную карточку работника;
выдать сотруднику в день увольнения окончательный расчет;
выдать сотруднику следующие документы:

Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
Справку о сумме заработка по форме утвержденной приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н;
Копию сведений по форме СЗВ-М за последний месяц работы;
Копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения;
Копию раздела 3 расчета по страховым взносам за последние три месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
Иные документы по письменному заявлению сотрудника. Например, справку 2-НДФЛ.

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то по истечении срока действия этого договора и отсутствия желания работодателя продлевать срок его действия, нужно уведомить сотрудника о предстоящем увольнении.

Все последующие действия будут аналогичны увольнению работника по собственному желанию. Оформите увольнение в обычном порядке – издайте приказ, внесите запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку и оформите необходимые документы, указанные в предыдущем описании увольнения.

Все последующие виды увольнения отличаются одно от другого наличием дополнительного документа, отражающего способ увольнения, с сохранением правил оформления всех документов, перечисленных выше.

Представим в виде таблицы документы, выдаваемые при увольнении работника в 2022 году, для оформления конкретного специфического вида увольнения:

Причина увольнения	Специфические документы для данного типа увольнения
Сотрудник не прошел испытательный срок	Уведомление сотруднику о том, что он не прошел испытание. Предоставляется работнику не менее чем за три дня до окончания испытательного срока
По соглашению сторон	Составить письменное соглашение
Сокращение численности или штата	Письменное уведомление сотрудников о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата или численности. Уведомление предоставить работнику не менее чем за два месяца до увольнения. В уведомлении необходимо предложить имеющуюся в организации работу. Если сотрудник откажется подписать полученное уведомление, составьте акт. Если в организации есть профсоюз, то ему необходимо сообщить о предстоящем сокращении численности.
Увольнение за прогул	На основании табеля учета рабочего времени, составьте акт об отсутствии на рабочем месте. В случае длительного прогула направьте сотруднику уведомление. Когда сотрудник появится на работе, потребуйте у него объяснение причин отсутствия. Далее установите, являются эти причины уважительными или нет. Если через два рабочих дня сотрудник не дал объяснений, составьте об этом акт о прогуле в присутствии минимум двух свидетелей.
В связи со смертью сотрудника	Для этого запросите у родственников умершего сотрудника копию свидетельства о смерти или решения суда о признании сотрудника умершим. Когда получите подтверждающие документы, оформите приказ о прекращении трудового договора и сделайте запись в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. Трудовую книжку передайте лично в руки родственнику. Попросите родственника составить расписку, что он получил трудовую книжку, и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если родственник не может забрать трудовую лично, можно ее отправить обычной почтой. Но для этого нужно получить от него заявление о выдаче почтой.

Справка о зарплате по форме № 182н для расчета пособия по нетрудоспособности.

Важно! Даже если сотрудник обратится за любым из названных документов значительно позже даты ухода из фирмы работодатель обязан выдать их в течение 3 дней с момента получения письменного запроса (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Помимо этого, в последний рабочий день при получении письменного заявления работника ему нужно предоставить:

- - - - Справу о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ);
      - Справку о среднем заработке для службы занятости по форме, рекомендованной в Письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Если сотрудник потребует копию приказа об увольнении, работодатель также обязан ее предоставить в день окончательного расчета.

Выдача трудовой книжке должна производиться в последний рабочий день сотрудника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Если его нет в этот день на работе и при этом он не приходит за документами, ему нужно направить уведомление о необходимости явится и забрать трудовую книжку заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Кроме того, в уведомлении нужно указать на возможность дать согласие на ее отправку почтой. Если уволенный представит письменное согласие на пересылку трудовой книжки, ее также следует направить заказным письмом с уведомлением.

В случае явки сотрудника с требованием выдать ему трудовую книжку после дня увольнения, работодатель обязан выполнить его в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного запроса (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Получение документа на руки должно подтверждаться подписью работника в гр. 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в разд. XI личной карточки (п.

41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Форма СЗВ-М выдается в виде выписки с данными по уволившемуся сотруднику за месяц, в котором происходит расторжение трудового договора.

Как поступить если сотрудник отсутствовал в последний свой рабочий день ничем не регламентировано. В этом случае рекомендуется направить работнику уведомление, аналогичное тому, что пересылается по трудовой книжке, о необходимости явиться за документом, либо дать разрешение на отправку почтой.

В таком же порядке предоставляются данные о страховом стаже работника по форме СЗВ-СТАЖ, а также расчета по страховым взносам. Факт выдачи лучше заверить распиской или отметкой в специальном журнале за подписью сотрудника.

Справка по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н заверяется подписью ответственного лица и при наличии, печатью организации.

Никаких заявлений писать работнику не нужно, а выдача указанного документа в день увольнения, это прямая обязанность работодателя.

Если сотрудник не явился за справкой, ему также нужно направить уведомление о необходимости явится за ней лично, либо дать разрешение на отправку почтой.

Справка о доходах, начисленных сотруднику за тот год, в котором он уволился, а также о начисленном и уплаченном с их суммы НДФЛ выдается по форме утвержденной Приказ ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@. Она предоставляется в день увольнения по заявлению сотрудника.

Справка о среднем заработке для центра занятости также выдается только по письменному обращению работника, давать ее по своей инициативе компания не обязана. Указанные документы лучше выдавать под расписку или регистрировать выдачу в специальном журнале, где сотрудник ставит свою подпись.

Если наниматель не выдаст уволенному все документы, связанные с его работой в указанные сроки, ему грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, наказать могут и за отправку документов почтой, без получения письменного согласия от бывшего сотрудника.

Если уволенный сотрудник посчитает, что несвоевременная выдача документов принесла ему нравственные страдания, например, из-за того, что он не мог устроиться на работу он может потребовать возмещения морального ущерба (ст. 234 ТК РФ). Однако на практике решение о таких выплатах принимает суд и в большинстве случаев в удовлетворении исков о моральном вреде отказывают, либо назначают незначительную сумму выплаты по ним.

Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.