Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация электронной системы управления документооборотом». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Специалистам в области информационных технологий, возможно, будет интересен весь документ, тогда как руководителей организаций могут заинтересовать второй и третий разделы, посвященные определению того, что такое:
- электронное делопроизводство
- документооборот
- корпоративные системы управления документами
Определены наиболее значимые требования для будущей системы предприятия, и на основе этих требований произведен выбор наиболее подходящей. Результаты исследования могут быть использованы в деятельности предприятий аналогичного вида деятельности.
Обзор: системы электронного документооборота
Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.
Автоматизация электронного документооборота должна проходить постепенно. Перед внедрением системы необходимо обязательно точно определить цели ее использования. Кроме того, обязательным условием эффективной эксплуатации является постоянный мониторинг результатов внедрения.
Система автоматизации или система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные.
Забегая вперед: управление знаниями
В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах.
The most significant requirements for the future enterprise system are defined and on the basis of these requirements the selection of the most appropriate one is made. The results of the study can be used in the activities of enterprises of a similar type of activity.
Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, “приложением по умолчанию” для создания и публикации документов в организации.
Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД.
Некоторые реквизиты имеют свои особенности при заполнении. Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на два вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов.
ООО «АйДи – Технологии управления» предлагает своим заказчикам полный цикл работ по разработке и внедрению систем электронного документооборота, которые позволяют надежно хранить данные, быстро находить их в системе, обеспечивать оперативное согласование документации, отслеживать сроки исполнения и качество работы сотрудников. IDC [1, 2] выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.
Чтобы уменьшить организационные риски при внедрении модуля технического документооборота, «АйДи — Технологии управления» совместно с заказчиками формирует общий подход к автоматизации через обсуждение организационных, методических, информационных мер.
Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота.
Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами.
Итак, выглядит она следующим образом:
- СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
- Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
- СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
- Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
- СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
- Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
- Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.
Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами.
Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта.
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ «Системы электронного документооборота»
Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления, выдавать задания).
Часть из них любая компания способна выполнить самостоятельно. Технические вопросы, как правило, оставляют в ведении интегратора — поставщика СЭД.
Бланки для типовых документов создают двух типов: — общие бланки (для приказов, для распоряжений, для решений и для протоколов); — бланки для писем.
Системы автоматизации документопотока: офисной автоматизации (коллективные и индивидуальные); системы управления электронными документами (электронные архивы); системы управления документооборотом.
Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.
1. Системы управления документами.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. И., Колекина А.О. Выбор системы электронного документооборота для предприятия // Вестник Волжского университета им. В.Н. Татищева. 2019.
Автоматическое формирование и присвоение номера договорному документу. Присвоение статуса «действующий».
У вертикально-интегрированных предприятий с разветвленной структурой возникает необходимость в организации единого пространства для обмена документами, контроля исполнения заданий по документам. При этом каждая из организаций холдинга, как правило, предпочитает иметь свою собственную СЭД (отдельная инсталляция).
Документ, журнал в системе LanDocs. Обработка сообщений в папке «Входящие»
Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:
- Надежное хранение и удобный поиск документации.
- Поддержка и выполнение канцелярских задач.
- Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
- Создание аналитических отчетов.
- Обеспечение информационной безопасности.
Также, кто-либо из сотрудников должен уметь ориентироваться в архиве в кратчайшие сроки, что затруднительно при хранении бумажных версий. При этом нужны и денежные затраты.
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами).
Итак, система электронного документооборота – это структура, позволяющая минимизировать сложности в работе и увеличить общую производительность. Среди большого количества существующих систем сложно выбрать наиболее подходящую, ведь она должна не только управлять всеми актуальными документами, но и качественно хранить устаревшие.
Обзор систем электронного документооборота
Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.
Если ваша организация осуществляет свою непосредственную деятельность уже на протяжении нескольких лет, самое время задуматься о том, куда именно вы в скором времени будете укладывать все накопившиеся за это время документы. Для хранения всей документации понадобится огромное количество места, и держать его придется в ущерб существующему рабочему пространству.
Введение в научную дисциплину, объект, предмет, методы, базовые ключевые понятия. История и этапы развития делопроизводства в России. СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.
CHOICE OF ELECTRONIC DOCUMENT TURNING SYSTEM FOR ENTERPRISE
Все материалы, использующиеся на территории отдельно взятого предприятия, должны оставаться внутри него. Если где-то произойдет утечка информации, велика вероятность того, что компания станет уязвимой. В связи с этим необходимо решить все сложности, с которыми могут столкнуться все те, кто имеет отношение к бумажному обороту документов:
- потеря нужных файлов;
- наличие материалов без автора и конкретного назначения;
- распространение информации за пределами предприятия;
- поиск файлов требует большого количества времени;
- все документы нужно копировать, а значит, тратить больше денег на канцелярию;
- согласование бумаг требует огромного количества времени и сил.
Экономическая система, как было сказано в предыдущем разделе, функционирует на базе следующих основных классов документов: организационно-распорядительные (ОРД), экономико–статистические, научно–технические и юридические документы.
Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением функций управления и деловыми процессами. Признаки и структура документа. Документирование. Функции документа.
Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).
Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело.