Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование имущества работника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Компания может самостоятельно установить месячный лимит по возмещению работнику затрат на услуги связи.
Компенсацию, выплачиваемую в пределах официально установленных норм, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, налогом на доходы физических лиц, а также взносами на ОПС, ОСС и ОМС не облагают (ст. 217, 422 НК РФ).
Компенсация за использование личного имущества работника
Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ч. 2 ст. 164 и ст. 188 ТК РФ).
Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.
Возвращаясь ко второму условию возмещения расходов (использование имущества с согласия или ведома работодателя) нужно отметить, что оно слишком расплывчато, ТК РФ не содержит обязанности закреплять согласие или извещение работодателя письменно.
В Трудовом Кодексе РФ данный вопрос регулируется статьей 188, а в отношении надомников (лиц, осуществляющих выполнение работы на дому по трудовому договору с работодателем) — ст. 310.
Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:
- Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
- Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.
Как посчитать размер компенсации
Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей: «Компенсация за использование личного имущества». В статье собрана полная тематическая информация и вы получите ответы на большинство возможных вопросов. Если интересуют нюансы, то вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.
По производственному календарю в марте 2016 года 21 рабочий день. Необходимо вычислить сумму компенсации за один день и умножить ее на количество рабочих дней, не считая времени болезни. В этом случае работнику нужно выплатить 654,76 руб. (916,67/21 × (21 – 6)).
Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация.
В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.
На практике компании чаще всего устанавливают повышенные компенсации и на основании оправдательных документов оплачивают фактически понесенные затраты на обслуживание авто в служебных целях. В случае превышения компенсируемых затрат над установленными нормами нужно применять ПБУ 18/02 и учитывать постоянные разницы.
Закон регламентирует только сумму выплаты за использование при работе легковых автомобилей и мотоциклов, выплаты за применение другого имущества должны оговариваться работодателем и сотрудником фирмы в отдельном порядке – главное, чтобы выплаты были экономически обоснованы и разумны.
Если работник управляет машиной, которая находится в собственности супруга, компенсация не облагается НДФЛ. Однако эта машина должна быть приобретена в браке (письмо Минфина РФ от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).
Компенсация за использование личного имущества в работе
Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.
Затраты возмещаются служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.
Размер компенсации работодатель и работник определяют самостоятельно. Если же имуществом пользовались во время отсутствия сотрудника на рабочем месте, компенсацию выплачивать не обязательно.
Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Если сотрудник компании использует личное имущество в служебных целях, ему обычно возмещаются все возникшие расходы. Размер компенсации работодатель и работник определяют самостоятельно. Если же имуществом пользовались во время отсутствия сотрудника на рабочем месте, компенсацию выплачивать не обязательно.
Представители Минфина России и налоговых органов разъяснили, что для получения компенсации за использование транспорта в служебных целях работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках.
Из практики следует, что в качестве «личного» имущества, работник может использовать как имущество, принадлежащее ему на праве собственности, так и используемое им на основании доверенности от собственника.
Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.
Бывает, что для того, чтобы не делать такие выплаты, работодателю нужно документально подтверждать такое право.
Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру». Фото Б.
Законы Российской Федерации по ТК РФ
Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.
Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанной исходя из официально установленных норм.
Если работник управляет машиной по доверенности, придется заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).
Для экономического обоснования затрат на телефонные разговоры на предприятии должны быть следующие документы (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, УФНС РФ по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153):
- приказ об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
- письменные соглашения с работниками об использовании в работе личных телефонов;
- должностные инструкции, в которых прописана необходимость использования мобильного телефона;
- ежемесячная детализация разговоров;
- заявления сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов.
Учитываем компенсацию для целей налогообложения
Также не облагаются НДФЛ расходы по оплате услуг мобильной связи в производственных целях (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).
Теперь выясним, каким образом компенсация за использование имущества работника влияет на налогообложение доходов самого предпринимателя-работодателя. Если он применяет общий режим налогообложения, то в уменьшение налоговой базы по НДФЛ предприниматель вправе учитывать фактически произведенные расходы в порядке, установленном для налога на прибыль организаций (п. 1 ст. 221 НК РФ).
В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:
- о марке транспорта работника, годе выпуска;
- о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.
По взаимному согласию работодателя и работника последний может использовать свой личный автомобиль в служебных целях.
Какие налоги начисляются на арендную плату
В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Прежде всего напомним, что работодатель выступает в качестве налогового агента по НДФЛ (ст. 226 НК РФ), поэтому он должен удерживать этот налог из доходов, выплачиваемых своим работникам. Если между работником и работодателем заключен договор аренды имущества, то последний на общих основаниях удерживает НДФЛ из арендной платы.
Следует сказать, что компенсация за пользование личным имуществом не обязательно должна быть прописана в трудовом договоре, который заключается между работником и предприятием. Компания вполне может такую выплату делать посредством приказа руководителя. Так, на основании ст. 188 ТК РФ в случае, если работник с ведома или согласия работодателя использует личное имущество в служебных целях, ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией.
Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Путевые листы являются первичными учетными документами. Для учета можно использовать форму N 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, а можно разработать собственную форму.
Рассмотрим и сравним эти варианты с точки зрения документального оформления, бухгалтерского учета, налогообложения.
При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня. Сейчас бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» вы можете купить на 9 месяцев всего за 10 980 рублей вместо 16 980 рублей. То есть вы получите скидку 6 000 рублей и доступ к бератору на 3 месяца в подарок.